라이온들은 100년이 넘도록 봉사하며 세상을 변화시키고 있습니다. 때로는, 세상이 우리를 변화시키기도 합니다. 코로나19(COVID-19)로 인해 협회의 가장 전통적인 회원 활동 중 하나인 클럽 회의 개최에 많은 어려움을 겪고 있습니다. 많은 클럽이 사회적 거리두기에 동참하며 대면 회의에 참석하지 못하고 있지만, 서로에게 안전한 방법으로 회의를 진행할 수 있습니다.
온라인으로 클럽 회의를 개최하기 위한 몇 가지 팁을 소개합니다.
회의 1-2주 전:
- 온라인 회의 플랫폼을 선택합니다. 화상 회의 도구 중에는 무료 또는 저렴한 도구들이 많습니다. 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 이 블로그에서 몇 가지 방법을 확인하실 수 있습니다.
- 회의 안내문을 두 번 발송합니다. 안내문을 회의 하루 전, 그리고 한 시간 전에 발송합니다.
- 가상 회의의 ‘운전석(진행자)’에서 원활히 진행을 이어갈 수 있도록 사용할 플랫폼의 모든 도구와 기능을 숙지합니다.
- 회의 안건을 발송합니다. 논의하고자 하는 모든 관련 자료에 대한 링크를 포함하여 회의에 참석하지 못하는 회원도 안건을 검토할 수 있도록 합니다.
회의 30-60분 전:
- 카메라와 마이크가 모두 잘 작동하는지 확인합니다. 몇몇 화상 회의 플랫폼은 회의 시작 전에 음성 및 영상을 확인하도록 안내합니다.
- 화면을 공유하려면, 바탕화면을 정리하고 모든 불필요한 응용 프로그램을 종료합니다.
- 회의 중에 공유하고자 하는 참고 자료를 준비합니다. 회의에 필요한 슬라이드, 공지, 자료 및 웹페이지를 미리 열어두어 바로 클릭하고 참고할 수 있도록 합니다.
- 예정된 회의 시간 5 ~ 10분 전에 로그인하여 회의를 위한 모든 설정을 확인하고 참석자들을 환영할 준비를 합니다.
- 가상 회의 전용 무료 전화번호가 있다면, 다른 사람과 통화해보고 제대로 작동하는지 확인합니다.
회의 중:
- 회의 제목 및 회의가 곧 시작한다는 사전 슬라이드를 활용할 수 있습니다. 사전 슬라이드를 통해 참석자들이 회의에 참석하였으며 모든 것이 잘 작동하고 있음을 확인할 수 있도록 합니다.
- 예정된 회의 시간 2분 후에 회의를 시작합니다. 더 많은 사람들이 참여할 때까지 더 오래 기다리고 싶더라도, 시간을 잘 지켜준 참석자들의 시간을 존중하는 것이 중요합니다.
- 진행자는 본인의 말이 모두에게 잘 전달되는지 확인하고, 출석을 부르거나 모든 참석자가 짧게 “안녕하세요”라고 말하도록 요청하여 모든 이의 말이 잘 들리는지 확인합니다.
- 음성에 대한 불편 사항이 있거나 주변 잡음이 많이 발생할 경우, 모든 참가자들에게 발언 시를 제외하고 마이크를 음소거하도록 요청할 수 있습니다.
- 회의 내용을 녹음하여 참석하지 못한 회원들에게 공유하려면, 모든 참석자들에게 회의가 녹음되고 배포될 것임을 알려야 합니다.
- 평소 대면 회의에서와 같이, 유머를 적절히 활용하여 함께 웃으며 활기차게 회의를 진행합니다. 즐거운 진행을 통해 가상 회의에 익숙하지 않은 회원들도 더욱 편안하게 회의에 참여할 수 있습니다.
- 적절히 대화를 유도하며 참석자들의 참여를 이끌어냅니다. 참석자들이 부담스럽지 않게 편안하게 호명하며 질문이나 의견을 나눌 수 있도록 합니다.
- 화면을 통해 자료를 공유할 때, 너무 빨리 진행하지 않도록 주의합니다. 내 화면을 변경하는 경우, 모든 참석자들의 화면에 적용되는 데 약 5초가 소요될 수 있습니다.
- 가장 중요한 것은, 긴장을 풀고 자연스럽게 진행하는 것입니다. 기술적인 문제가 발생할 수도 있지만 언제나 유머 감각을 유지할 수 있도록 노력합니다. 유머를 잃지 않으면 모든 참석자들이 더욱 편안하게 가상 회의 형식에 익숙해질 수 있습니다.
온라인 회의 이후
- 회의 녹음 및 참고 자료를 포함한 이메일을 클럽에 발송합니다.
- 클럽에 회의 개선을 위한 아이디어를 포함한 회의 관련 의견을 묻습니다.
- 국제협회 페이스북 페이지에서 여러분의 가상 회의 팁과 성공 사례를 다른 라이온들과 공유하시기 바랍니다.
Lionsclubs.org/coronavirus에서 국제협회와 코로나19에 대한 더 많은 소식과 정보를 확인하실 수 있습니다.
