Lionit ovat muuttaneet maailmaa jo yli vuosisadan ajan. Ja joskus maailma muuttaa meitä. Koronavirus (COVID-19) luo haasteita yhdelle perinteisimmistä jäsenkokemuksistamme - klubikokoukselle. Vaikka monet klubit eivät voi järjestää perinteisiä kokouksia sosiaalisen etäisyyden takia, se ei estä lioneita kokoontumasta turvallisesti.
Tässä on muutamia vinkkejä auttamaan teitä järjestämään klubikokoukset verkossa.
1-2 viikkoa ennen kokousta:
- Valitkaa virtuaalinen kokousympäristö. Valittavana on monia ilmaisia tai edullisia videoneuvottelutyökaluja. Mistä pitäisi aloittaa? Tästä artikkelista löytyy ideoita.
- Lähetä kaksi muistutusta. Yksi päivää ennen ja toinen tuntia ennen kokousta.
- Tutustu käyttämääsi alustaan, mukaan lukien kaikki työkalut ja toiminnot, varmistaaksesi, että johdat joustavasti tätä virtuaalista kokousta.
- Lähetä kokouksen esityslista. Liitä mukaan linkit resursseihin, joita aiot käsitellä, jotta kuka tahansa, joka ei voi osallistua, voi tutustua niihin myöhemmin.
30-60 minuuttia ennen kokousta:
- Testaa ääni ja video varmistaaksesi, että molemmat toimivat hyvin. Jotkut videoneuvottelualustat neuvovat sinua tekemään tämän ennen kokouksen aloittamista.
- Jos aiot jakaa näytön, siivoa työpöytä ja sulje kaikki tarpeettomat sovellukset.
- Valmista kaikki tukimateriaalit, jotka jaat kokouksen aikana. Avaa dioja, ilmoituksia tai resursseja koskevat tiedostot ja lataa verkkosivut, jotta voit helposti napauttaa niitä ja viitata niihin.
- Kirjaudu sisään 5–10 minuuttia ennen suunniteltua kokousaikaa varmistaaksesi, että kaikki on valmiina ja olet valmis tervehtimään osallistujia.
- Jos virtuaalikokouksellesi on saatavana ilmainen puhelinnumero, pyydä yhtä osallistujaa soittamaan siihen varmistaaksesi, että se toimii oikein.
Kokouksen aikana:
- Harkitse kokousta edeltävää diaa, jossa on kokouksen nimi ja viesti, jossa ilmoitat, että kokous alkaa pian. Tämä auttaa osallistujia tietämään, että he ovat oikeassa paikassa ja kaikki toimii oikein.
- Aloita kokouksesi kaksi minuuttia aikataulussa ilmoitetun kokousajan jälkeen. Haluat ehkä odottaa pidempään, kunnes lisää ihmisiä tulee mukaan, mutta on tärkeää kunnioittaa täsmällisten ihmisten aikaa.
- Varmista, että kaikki kuulevat sinut hyvin, ja harkitse pikaista esittelyä tai kutsu kaikki osallistujat sanomaan nopeasti "hei" varmistaaksesi, että kuulet kaikki.
- Jos kuulet kaikua tai paljon taustamelua, saatat joutua pyytämään kaikkia mykistämään mikrofoninsa, elleivät he puhu.
- Jos aiot tallentaa kokouksen ja jakaa sen jäsenten kanssa, jotka eivät voineet osallistua, muista ilmoittaa kaikille, että kokous tallennetaan ja jaetaan.
- Puhu innostuneesti, hymyile ja käytä huumoria kuten tavallisesti tapaamisten aikana. Se voi auttaa niitä, jotka eivät ole tottuneet virtuaalikokouksiin, tuntemaan olonsa mukavammaksi.
- Anna osallistujien olla vuorovaikutuksessa, jotta he osallistuvat aktiivisesti kokoukseen. Kutsu ihmisiä satunnaisesti nimeltä esittämään kysymyksiä tai kommentteja.
- Jos asetat jotain näytölle, yritä olla liikkumatta liian nopeasti. Kestää noin viisi sekuntia, ennen kuin kaikkien näytöt mukautuvat tekemiisi muutoksiin.
- Tärkeintä on, että rentoudut ja olet oma itsesi. Teknisiä häiriöitä voi tapahtua ja niitä tulee tapahtumaan, mutta yritä säilyttää huumorintajusi. Tämä auttaa kaikkia tuntemaan olonsa mukavaksi ja pysymään avoimena tämän kokousmuodon käyttämiselle.
Verkkoseminaarin jälkeen
- Lähetä kokouksen tallenne ja kaikki sen aikana viittaamasi resurssit sähköpostitse klubin jäsenille.
- Ota yhteyttä klubin jäseniin ja pyydä palautetta kokouksesta, mukaan lukien ideoita kokemuksen parantamiseksi.
- Jaa virtuaalikokouksen vinkkejä ja menestystarinoita muiden lionien kanssa Lions Clubs Internationalin Facebook-sivulla.
Verkkosivulla lionsclubs.org/coronavirus on lisätietoja liittyen Lions Clubs Internationaliin ja COVID-19 -pandemiaan.
