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オンライン会議を成功させるためのヒント

Lions Clubs International 4月 08, 2020

一世紀以上にわたり、ライオンズは世界を変えてきました。そして時には、世界が私たちを変えることもあります。コロナウイルス(COVID-19)のために、私たちの最も伝統的な会員体験の一つ、クラブ例会を開くことが難しくなっています。人と人との距離を保つ必要があるため、多くのクラブは直接対面して例会を開くことはできませんが、ライオンズが安全な形で集まる方法は他にもあります。

クラブ例会をオンラインで行うために役立つヒントを、いくつかご紹介いたしましょう。

会議の1~2週間前:

  • オンライン会議のプラットフォームを選びます。無料または低価格のオンライン会議ツールは数多くありますので、選んで使用するとよいでしょう。探し方が分からない場合には、こちらを参考にしてください。
  • 確認メールを2回送ります。1回目は会議の1日前、2回目は1時間前に出します。
  • すべてのツールや機能を含めて、使用するプラットフォームに慣れておきましょう。そうすれば、オンラインの「運転席」で落ち着いていることができるはずです。
  • 会議の議事次第を配信します。検討する予定のリソースがあれば、出席できない人のためにリンクを含めておきます。

会議の30~60分前:

  • 音声と映像をテストし、両方とも正しく機能していることを確認します。オンライン会議のプラットフォームによっては、会議を始める前にテストを促される場合もあります。
  • 画面を共有する予定なら、デスクトップを整理し、不要なソフトはすべて閉じておきましょう。
  • 会議で共有するすべての補助資料を用意します。すぐにクリックして参照できるよう、スライド、通知、リソースのファイルを開き、ウェブページを使うなら、それも読み込んでおきましょう。
  • 会議の予定開始時刻の5~10分前にはログインし、準備をすべて整えて、いつでも出席者に挨拶できるようにしておきます。
  • オンライン会議用の電話番号を使う場合には、正しく機能するかを確認するため、誰かに電話をかけてもらいましょう。

会議の間:

  • 始まる前に表示する会議名の書かれたスライドや、まもなく始めることを伝えるメッセージを使うことを考えます。そうすれば、出席者は自分が正しい場所にいて、すべてがうまくいっていると分かるでしょう。
  • 開始予定時刻を2分過ぎたら、会議を始めるようにしてください。遅れている人がいるともう少し待ってあげたくなるものですが、時間を守っている人の時間を尊重することが大切です。
  • 自分の声が全員に正しく聞こえているかを確認します。点呼をとることや、出席者の一人ひとりに簡単に挨拶してもらうことを考えましょう。
  • 雑音が多いと指摘されたり、激しい雑音が聞こえてくる場合には、発言する時以外はマイクをミュート(消音)にするよう、全員に頼む必要があるでしょう。
  • 会議を録音・録画して出席できなかった人に配信する予定なら、そのことを全員に伝えておきます。
  • 直接集まっている通常の場合と同じように、常に元気よく、笑顔とユーモアを絶やさないようにしてください。そうすれば、オンライン会議に慣れてない出席者も安心することができるでしょう。
  • 一定の間隔で対話をはさみ、出席者を参加させるようにします。さりげなく誰かを指名して、質問や意見がないか尋ねるとよいでしょう。ただし、相手を困らせないようにしてください。
  • 画面に何かを表示する時には、早く先に進めすぎないようにします。自分の画面を変更すると、全員の画面が追いつくまでに5秒ほどかかることがあります。
  • 最も大切なのは、リラックスして、自然体でいることです。技術的な問題は起こり得るものですし、避けることはできませんが、ユーモアを失わないでいてください。そうすれば全員が安心し、この会議形式の使用を受け入れやすくなるでしょう。

会議の後

  • 会議の録音・録画ファイルに、使用したリソースがあればそれも添えて、クラブ会員にEメールで配信します。
  • オンライン会議を改善するためのアイディアも含め、会議に関するフィードバックをクラブ会員に求めることで、フォローアップを行います。
  • オンライン会議に関するヒントや成功事例がありましたら、他のライオンズと分かち合えるよう、ぜひライオンズクラブ国際協会のフェイスブック・ページに投稿してください。

ライオンズクラブ国際協会とCOVID-19に関するニュースと情報は、lionsclubs.org/coronavirusをご確認ください。