Il tuo club sta facendo qualcosa di eccezionale e vuoi farlo sapere al mondo. Prepari una bozza del comunicato stampa e assegni un portavoce del club che parlerà con la stampa. Fai partire il comunicato stampa e poi... non succede nulla.
Ci possono essere molti motivi che spingono i giornalisti a non seguire una storia. Come prima cosa, bisogna ricordarsi che un giornalista medio riceve più di 100 comunicati stampa al giorno e sicuramente tutte quelle 100 organizzazioni che inviano un comunicato pensano che la loro storia sia importante.
Uno dei modi migliori per emergere rispetto agli altri è iniziare con il piede giusto con un breve messaggio che susciti interesse nella storia. Anche se un comunicato stampa contiene tutti i dettagli specifici sulla storia, un breve messaggio di due o tre paragrafi può indurre un reporter a seguire la tua notizia.
Anche se questo breve messaggio può essere dato per telefono o tramite i social media, il 90% dei reporter preferisce ricevere le informazioni via email. Come prima cosa, tieni presente questi cinque importanti suggerimenti nel preparare un messaggio breve che andrà a finire nelle mani dei reporter e non nel cestino.
- Creare un messaggio personalizzato. Il motivo numero uno per cui i reporter decidono di non seguire delle storie, che potrebbero invece essere rilevanti, dipende dal fatto che il messaggio loro rivolto non era stato personalizzato. Scrivere incorrettamente il nome di un reporter è un modo per fare scartare subito il proprio messaggio. Lo stesso dicasi quando si invia lo stesso messaggio via email a una decina di reporter.
Per avere maggiori possibilità di successo, fai un po’ di ricerca per sapere che tipo di storie sono state trattate da quel reporter nel passato per determinare se questi sia il contatto giusto. Un reporter può determinare se un messaggio breve merita o meno il suo tempo nel giro di pochi secondi. Il rispondere alla domanda: “Perché dovrei interessarmi di questa storia?” personalizzando il messaggio in base ai reporter, andrà a tuo vantaggio.
- Attirare la loro attenzione. In considerazione del volume di email e telefonate ricevute da un reporter ogni giorno, è fondamentale preparare un oggetto del messaggio che catturi l’attenzione o un’affermazione nella parte introduttiva. Questa è spesso per molti la parte più difficile del preparare un messaggio breve.
Uno dei metodi migliori per catturare l’attenzione di un reporter è quello di personalizzare ogni oggetto del messaggio in base all’area di interesse di quel reporter. Racconta con una frase breve e concisa il motivo per cui la tua notizia sarà importante per i suoi lettori.
- Arrivare al punto. Quando si parla di media, un messaggio breve e semplice è la via da seguire. I reporter hanno molti incarichi e controllano spesso le loro email sul cellulare. Se vedono che il tuo messaggio si sviluppa in diversi paragrafi, saranno probabilmente molto più propensi a non leggerlo.
Mira a scrivere dei messaggi con meno di 200 parole. Il messaggio dovrebbe arrivare dritto al punto e rispondere alle domande: “Perché questa notizia è importante e come è rilevante ai lettori/spettatori/ascoltatori?”
- Comunicare un’azione da seguire. L’oggetto del tuo messaggio è ottimo, il contenuto è personalizzato e hai spiegato perché quello che stai inviando è importante, ma non dimenticare di comunicare al reporter quale vuoi che sia l’utilizzo delle informazioni.
Vuoi che il reporter partecipi a un evento che stai organizzando, che intervisti il presidente del club o comunichi delle informazioni? Ricorda di concludere il messaggio indicando i tuoi dati di contatto e specificando quale sia l'azione richiesta al reporter.
- Rispettare le scadenze. La maggior parte dei reporter preferisce utilizzare le email. Questo non significa però che il messaggio breve non possa essere comunicato per telefono. Se decidessi di chiamare, la tua prima domanda dovrebbe essere: “Sta lavorando su una scadenza?” Se la risposta è no, presenta il breve messaggio, ma se la risposta è sì, rispetta il tempo altrui e ricontatta la persona quando non ha i minuti contati.
È preferibile fare le chiamate ai media di mattino o nel primo pomeriggio perché la maggior parte dei reporter non sta lavorando su una scadenza. Le eccezioni alla regola si hanno nel caso di spettacoli radiofonici o talk show televisivi. Programma la chiamata dopo aver controllato che lo spettacolo non sia in onda.
Shauna Schuda è la specialista senior per le relazioni con i media per Lions Clubs International.
