Klubinne on tehnyt jotain uskomatonta ja haluat maailman tietävän siitä. Laadit lehdistötiedotteen ja nimität klubin edustajan puhumaan lehdistölle. Lähetät lehdistötiedotteen ja sitten ei tapahdukaan yhtään mitään.
On monia syitä, miksi toimittajat eivät kirjoita juttua. Jo senkin vuoksi, että toimittaja saa keskimäärin yli 100 lehdistötiedotetta joka päivä. On aivan varmaa, että osapuolet, jotka lähettävät kaikki nämä 100 lehdistötiedotetta, ajattelevat että heidän tarinansa on tärkeä.
Yksi parhaista tavoista päästä tämän ensimmäisen vaiheen läpi on varmistaa, että lähetetty lehdistötiedote on erinomainen. Itse lehdistötiedote sisältää kaikki tarkat tiedot uutisesta, mutta sen lisäksi tarvitaan yhden tai kahden kappaleen mittainen johdatteleva teksti (ingressi), joka innostaa toimittajaa kattamaan aiheen.
Tämän voi tehdä joko puhelimitse tai sosiaalisen median kautta, mutta 93% toimittajista haluaa tiedon sähköpostitse. Jotta pääset alkuun, mieti näitä viittä ehdotusta ingressin kirjoittamiseksi ja tätä kautta juttusi päätyy todennäköisemmin julkaistavaksi eikä roskakoriin.
- Kirjoita henkilökohtaisesti. Ensisijainen syy siihen, miksi toimittajat jättävät huomiotta muuten merkityksellisiä tarinoita, on se, että se ei ollut henkilökohtainen. Toimittajan nimen kirjoittaminen väärin on välitön syy heittää juttu roskikseen. Näin käy myös, jos sama juttu lähetetään usealle toimittajalle samalla sähköpostiviestillä.
Paranna menestysmahdollisuuksia selvittämällä mitä toimittaja on käsitellyt aikaisemmissa jutuissa, jotta tiedät ovatko he oikea yhteyshenkilö tässä tapauksessa. Toimittaja päättelee muutamassa sekunnissa, onko juttu hänen huomionsa arvoinen. Vastaamalla kysymykseen ”Miksi minun pitäisi välittää tästä tarinasta?” pystyt saamaan jutusta mielenkiintoisen kyseiselle toimittajalle.
- Kiinnitä heidän huomionsa. Jokapäiväisten sähköpostien ja puheluiden määrän vuoksi on erittäin tärkeää, että sähköpostin aiheena on jokin huomion kiinnittävä lause tai sanat. Tämä on usein se vaikein tehtävä viestin muokkaamisessa.
Yksi parhaimmista tavoista saada toimittajan huomio on räätälöidä jokainen aihe toimittajan oman aihealueen mukaisesti. Kerro heille lyhyen ja ytimekkään lauseen kautta miksi lähettämäsi uutinen on arvokas heidän lukijoilleen.
- Mene suoraan asiaan. Lyhyt ja ytimekäs viesti toimii parhaiten toimittajien kanssa. Heillä on monia tehtäviä ja he lukevat usein sähköpostit puhelimella. Jos lähettämäsi viesti on useita kappaleita, he jättävät sen todennäköisemmin huomiotta.
Pyri pitämään ingressi alle 200 sanassa. Tekstisi tulee mennä suoraan aiheeseen ja vastata kysymyksiin: "Miksi tämä uutinen on tärkeä ja kuinka tämä tarina on merkityksellinen lukijoille/katsojille/kuulijoille?"
- Pyydä heitä toimimaan. Olet laatinut hienon aiherivin sähköpostille, ingressi on henkilökohtainen ja kerrot heille miksi juttusi on tärkeä. Tämän lisäksi sinun on kerrottava heille mitä haluat heidän tekevän tällä tiedolla.
Haluatko, että toimittaja osallistuu järjestämäänne tapahtumaan, haastattelee klubipresidenttiä tai raportoi tiedoista? Varmista, että yhteystietosi ovat mukana ja toimintakutsu on selvästi ilmoitettu.
- Noudata määräaikoja. Useimmat toimittajat haluavat yhteydenottoja sähköpostitse. Mutta juttua voi luonnollisesti esittää heille myös puhelimitse. Jos otat yhteyttä puhelimitse, ensimmäinen kysymys on: ”Mikä on aikataulusi?” Jos hänellä ei ole kiire aikataulun suhteen, kerro hänelle lyhyesti juttusi aiheesta. Muista aina kunnioittaa heidän aikaansa ja ota yhteyttä uudelleen, kun heillä ei ole kiire.
Mediapuhelut on paras suorittaa aamulla tai varhain iltapäivällä, kun useimmat toimittajat eivät ole vielä yrittämässä saada juttuja päätökseen. Poikkeuksia ovat radiossa ja televisiossa olevat keskusteluohjelmat. Ota huomioon ohjelman esitysaikataulu kun soitat.
Shauna Schuda on mediasuhteiden asiantuntija Lions Clubs Internationalissa.
