Din klubb gör fantastiska saker som du vill berätta om. Du skriver ett pressmeddelande och finner någon i klubben som kan tala med media. Du skickar iväg ditt pressmeddelande och sen...ingenting.
Det finns många anledningar till att journalister väljer att inte skriva om din nyhet. Till att börja med mottar en journalist i genomsnitt över 100 pressmeddelanden om dagen. Alla dessa 100 organisationer anser garanterat att deras nyhet är viktig.
Ett av de bästa sätten att sticka ut från mängden är en enastående presentation. Ett pressmeddelande tillhandahåller all specifik information om din nyhet, medan en kort presentation på två eller tre stycken kan locka en reporter att rapportera om din nyhet.
Även om du kan ge en presentation över telefon eller via sociala medier föredrar de flesta att få en presentation via e-post. För att hjälpa dig komma igång kan du ta hjälp av de fem bästa tipsen för att skapa en presentation som hamnar i reporterns händer istället för papperskorgen.
- Var personlig. Den främsta anledningen till att reportrar kastar en annars relevant nyhet är en opersonlig presentation. Att felstava reporterns namn är ett säkert sätt att hamna i papperskorgen. Samma sak gäller när du skickar presentationen till många reportrar samtidigt.
Öka dina chanser till framgång genom att ta reda på vad reportern har rapporterat om tidigare, för att avgöra om reportern är en lämplig kontakt. En reporter kan avgöra om en nyhet är värd deras tid på bara några sekunder. Svara på frågan ”Varför bör jag bry mig om denna nyhet?”. Att göra presentationen personlig för reportern hjälper dig att få ett försprång.
- Fånga deras uppmärksamhet. En ämnesrad som fångar uppmärksamheten är viktigt eftersom en reporter får många samtal och e-postmeddelanden varje dag. Detta är för många den svåraste delen.
Ett av de bästa sätten att fånga reporterns uppmärksamhet är att skräddarsy ämnesraden till reporterns intressen eller ämnesområde. Berätta i en kortfattad mening varför din nyhet kommer att ha betydelse för deras läsare.
- Kom till saken. Kortfattat och enkelt är rätt väg att gå när du presenterar något för media. Reportrar har många uppgifter och kollar ofta sin e-post. Om de ser att din presentation sträcker sig över flera stycken kommer de med stor sannolikhet att ignorera den.
Försök att hålla dig under 200 ord. Din presentation bör komma till saken och svara på frågorna ”Varför är denna nyhet viktigt och hur är den relevant för läsare/lyssnare/tittare?”.
- Uppmana till handling. Du har en bra ämnesrad, din presentation är personlig och du har berättat varför det du skickar är viktigt, men glöm inte att berätta vad du vill att reportern ska göra med informationen.
Vill du att reportern kommer till ett evenemang, intervjuar er klubbpresident eller rapporterar om informationen? Se till att du avslutar din presentation med din kontaktinformation och en uppmaning till handling som reportern kan följa.
- Respektera sista datum. De flesta reportrar föredrar att kommunicera via e-post. Men det är också accepterat att kontakta dem via telefon. Om du ringer till en reporter bör du fråga om de arbetar med en deadline. Om svaret är nej fortsätter du med din kortfattade presentation. Om svaret är ja, respektera deras tid och följ upp en annan gång, när de inte arbetar med en deadline.
Det är bäst att ringa media tidigt på morgonen eller tidig eftermiddag, när de flesta reportrar inte arbetar med en deadline. Med undantag för radioprogram och pratprogram. Ring när programmet inte visas.
Shauna Schuda är senior digital marknadsföringsspecialist vid Lions Clubs International.
