Seu clube está fazendo algo maravilhoso e você quer que o mundo saiba. Você elabora seu comunicado de imprensa e identifica um porta-voz do seu clube para conversar com a imprensa. Você envia seu comunicado e então...nada.
Há muitas razões pelas quais os jornalistas não cobrem uma história. Para começar, a média que os jornalistas recebem é de mais de 100 comunicados por dia. É certo que 100 destas organizações que enviam seus comunicados pensam que sua história é importante.
Uma das melhores maneiras que se destacar da multidão é de começar com o pé direito, com uma excelente apresentação. Embora um comunicado à imprensa forneça todos os detalhes específicos sobre a sua notícia, uma apresentação é composta por dois ou três breves parágrafos que atraiam um repórter a cobrir sua notícia.
Mesmo que consiga apresentar suas informações pelo telefone ou por meio da mídia social, 93% dos repórteres preferem ser abordados por e-mail. Para ajudá-lo a começar, considere estas cinco ótimas dicas para elaborar uma apresentação que vá parar nas mãos dos repórteres e não no lixo.
- Seja mais pessoal. A principal razão pela qual os repórteres descartam histórias que não são relevantes é que a apresentação a eles não foi personalizada. Escrever o nome de um repórter errado é uma maneira imediata de fazer com que sua apresentação seja descartada. A mesma coisa acontece ao enviar o mesmo e-mail da apresentação para uma dúzia ou mais de repórteres.
Aumente suas chances de sucesso investindo tempo para aprender o que o repórter já cobriu no passado para determinar se é um contato apropriado. Um repórter pode determinar se uma apresentação vale seu tempo ou não em segundos. Responder à pergunta “Por que eu deveria me importar com essa história?”, personalizando sua apresentação para cada repórter, ajudará você a ter uma vantagem.
- Obtenha a atenção deles. Devido ao volume de e-mails e telefonemas que um repórter recebe em um determinado dia, é primordial elaborar uma linha de assunto ou uma declaração de introdução que chame a atenção. Geralmente, essa é a parte mais difícil de criar um argumento para muitas pessoas.
Uma das melhores maneiras de chamar a atenção de um repórter é adequar cada linha de assunto à área de assunto ou assunto do repórter. Diga a eles em uma frase breve e concisa por que as notícias que você está compartilhando terão valor para os leitores.
- Vá direto ao ponto. Quando fizer a apresentação à mídia, a melhor forma é ser breve e simples. Os repórteres têm muitas tarefas e estão frequentemente verificando seus e-mails e seus telefones. Se eles percebem que sua apresentação segue em diversos parágrafos, é mais provável que vão ignorá-la.
Procure manter sua apresentação com menos de 200 palavras. Sua apresentação deve ir direto ao ponto e responder às perguntas: “Por que essas notícias são importantes e como essa história é relevante para os leitores/telespectadores/ouvintes?”
- Chame-os para a ação. Você tem uma ótima linha de assunto, sua apresentação é personalizado e você disse a eles por que o que você está enviando é importante, mas não se esqueça de dizer ao repórter o que você quer que eles façam com essas informações.
Você deseja que o repórter participe de um evento que você está organizando, entreviste o presidente do seu clube ou reporte as informações? Certifique-se de encerrar seu discurso com suas informações de contato e um chamado de ação para o repórter seguir.
- Respeite os prazos. A maioria dos repórteres prefere fazer negócios via e-mail. Contudo, é perfeitamente aceitável fazer apresentações aos repórteres por telefone. Se ocorrer por telefone, a sua primeira pergunta deve ser “você tem que cumprir algum prazo?” Se a resposta for não, prossiga com sua breve apresentação. Se for sim, respeite o tempo dele e dê acompanhamento quando ele não tiver que cumprir certo prazo.
Ligações para as mídias são melhores se feitas de manhã ou no começo da tarde quando a maioria dos repórteres já não mais tem que cumprir um prazo. Exceções à regra são os programasde rádio e tv. Faça o telefonema quando o programa não estiver no ar.
Shauna Schuda é a especialista sênior em relações com a mídia de Lions Clubs International.
