貴分會在做令人驚嘆的事情，而您希望全世界都知道。您編寫了新聞稿，並從貴分會中確立了向媒體交談的發言人。您發出新聞稿，然後...毫無音訊。
有許多原因使記者不報導某一故事。首先，記者每天平均收到超過100封新聞稿。能保證的是，這100個寄出新聞稿的組織全都認為他們的故事很重要。
最好凸顯於雜亂無章中的方法之一是以傑出的宣傳概要出發。雖然新聞稿紀錄了您新故事中的具體細節，但由兩三段文字所組成的宣傳概要卻能吸引記者來報導您的新聞。
雖然您能透過電話或社交媒體向記者宣傳，但93%的記者比較喜歡用電子郵件接受宣傳。為幫助您起步，請考慮這五個寫宣傳的要訣，讓您的宣傳抵達記者的手中而不被丟入垃圾桶中。
- 個人化。 記者將相關新聞丟掉的最主要原因是這些新聞並不個人化。將記者的姓名寫錯會導致您的宣傳直接被丟掉。將同樣的宣傳電子郵件寄給十幾位記者也會導致同樣的結果。
花點時間了解該記者以前曾報導過的故事，來決定他們是否為合適的聯絡人，以增加您成功的機會記者能在數秒內決定一份宣傳是否值得他們的時間。將您給每位記者的宣傳個人化，試著回答「我為什麼該在乎這個故事？」這個問題，而這麼做能給您帶來很大的優勢。
- 取得他們的注意力。 由於記者每天收到的電子郵件和電話數量龐大，寫出能取得其注意力的主旨或介紹說明至關重要。對很多人來說，這通常是寫宣傳最困難的部份。
取得記者注意力的最佳方法之一是依照該記者的專業報導或主題領域來客製化每個主旨。以簡潔且準確的文字，告訴他們為何您分享的故事對他們的讀者來說很重要。
- 開門見山。 當向媒體宣傳時，最好簡明扼要。記者有許多任務在身，且常常查閱電子郵件和手機。若他們看到您的宣傳長達數段，他們可能會忽略您的宣傳。
試著使您的宣傳不超過200字。您的宣傳應開門見山，並回答「為何這個故事很重要，而這個故事如何與讀者/觀眾/聽眾有關？」這些問題。
- 打電話請他們採取行動 您有了一個很好的主旨、您個人化了宣傳內容且告訴了他們為何您寄給他們的文章很重要，但別忘了告訴記者，您希望他們利用這些資訊做什麼。
您希望該記者參加您舉辦的活動、採訪貴分會會長，還是報導該資訊？確保您在宣傳後附上您的聯絡資訊，以及讓記者能進行後續追蹤的行動資訊。
- 遵守截止日期 大多數的記者傾向以電子郵件處理業務。不過，當然也可以用電話向記者宣傳。若透過電話宣傳，您的第一個問題應該是「您有截止日期的壓力嗎？」若其答案為沒有，則繼續進行您的宣傳概要。若有的話，尊重他們的時間並在他們沒有截止日期壓力時再向他們追蹤。
最好在上午或午後打電話給媒體，這是大多數記者沒有截止日期壓力的時候。除了廣播和電視脫口秀外，其他都符合這樣的情形。在非節目播出時間致電。
Shauna Schuda 國際獅子會的資深媒體關係專員。
