여러분의 클럽이 펼치는 훌륭한 봉사활동을 알리기 위해 보도자료를 작성하고 기자들에게 내용을 전달할 클럽 대변인을 선정합니다. 언론사에 보도 자료를 보내지만.... 아무런 응답이 없습니다.
기자들이 여러분의 소식을 기사화하지 않는 데에는 다양한 이유가 있습니다. 우선, 기자들은 보통 하루에 백 건 이상의 보도 자료를 받습니다. 물론 보도 자료를 보낸 백 개의 기관 모두 자신들의 소식이 중요하다고 생각합니다.
이렇게 수많은 의뢰를 뚫고 기자들의 관심을 끄는 방법은, 알맞은 기자에게 주목할만한 내용을 전달하는 것입니다. 보도자료는 여러분의 소식을 자세하게 전달하지만, 보도의뢰서는 두세 문단으로 기자의 시선을 끌고 기사를 작성하도록 유도합니다.
전화나 소셜미디어를 통해 기자에게 보도를 의뢰하는 경우도 있지만, 기자의 93%가 이메일로 보도의뢰 받는 것을 선호합니다. 여러분이 수월하게 보도를 요청하도록, 휴지통이 아닌 기자들의 손에 전달되는 보도의뢰서 작성 비결 다섯 가지를 알려드립니다.
- 개인적으로 작성하세요. 대부분 기자들이 보도의뢰서를 무시하는 가장 큰 이유는 그 내용이 본인과 상관없다고 생각하기 때문입니다. 기자들은 본인의 이름이 잘못 표기된 보도자료는 바로 무시합니다. 또한 여러 기자에게 같은 내용의 보도의뢰 이메일을 보내는 경우도 마찬가지 입니다.
기자가 기존에 어떠한 기사를 다뤘는지 찾아보고, 여러분의 소식을 기사화할 알맞은 사람인지 결정하여 보도 가능성을 높이세요. 기자들은 보도의뢰서를 보는 순간 기사거리인지 아닌지를 결정합니다. 기자의 관심사에 맞추어 작성된 보도의뢰서는 “이 소식이 왜 중요하지?”라는 기자의 질문에 답변이 되기 때문에 기사화될 가능성이 높습니다.
- 관심을 사로잡으세요. 기자들이 매일 받는 이메일과 통화량을 생각할 때, 흥미로운 제목이나 첫마디가 굉장히 중요합니다. 이것은 많은 분들이 보도의뢰서를 작성할 때 가장 어려워하는 부분이기도 합니다.
기자의 관심을 끄는 가장 좋은 방법은 각 기자 마다 관심 분야에 따라 제목을 달리하는 것입니다. 여러분의 소식이 독자들에게 어떠한 의미가 있는지 간단명료한 문장으로 작성하세요.
- 본론으로 들어가세요. 언론사에 보도를 의뢰할 경우, 간단명료한 것이 가장 좋습니다. 기자들은 많은 업무를 처리하기 때문에 핸드폰으로 이메일을 확인하는 경우가 많습니다. 여러분의 보도의뢰서가 장문이라면, 기자들은 이를 무시하기 쉽습니다.
보도의뢰서는 200자 이내로 작성하세요. “이 뉴스가 왜 중요하며 독자/시청자/청취자에게 어떠한 관련이 있는지”를 설명하면서 바로 본론으로 들어가세요.
- 기자가 취해야 할 행동을 알려주세요. 훌륭한 기사 제목, 개인적인 보도의뢰서, 본 소식의 중요성을 기자에게 전했다 하더라도, 기자들이 이 정보를 어떻게 사용해야 하는지 알려주는 것이 중요합니다.
여러분이 주최하는 행사에 기자들이 참석하기를 원하나요? 클럽회장과 인터뷰하기를 원하나요? 제공한 정보를 기사로 작성하기 원하나요? 보도의뢰서 끝에 여러분의 연락처를 기재하고, 기자에게 무엇을 원하는지 분명히 명시하세요.
- 마감일을 기억하세요. 대부분의 기자들은 이메일로 연락하는 것을 선호합니다. 하지만, 전화로 보도를 의뢰해도 괜찮습니다. 전화로 의뢰할 경우, “마감시간 때문에 바쁘십니까?”라고 먼저 물으세요. 아니라고 하면 간단하게 보도를 의뢰하세요. 바쁘다고 하면, 기자들의 시간을 존중하여 마감시간이 아닌 다른 시간에 다시 연락하세요.
언론사의 마감시간이 아닌 아침이나 이른 오후에 연락하는 것이 가장 좋습니다. 하지만 라디오나 TV 토크쇼는 예외입니다. 토크쇼가 방영되는 시간을 피해 연락하세요.
Shauna Schuda는 국제협회에서 수석 언론 스페셜리스트로 활동 중입니다.
