Ogni anno, l'ultimo sabato di aprile, i Lions di tutto il mondo ospitano la Giornata mondiale dell'investitura di Lions International, una celebrazione globale della membership per dare il benvenuto ai nostri meravigliosi nuovi soci nei loro club.
Ecco alcuni suggerimenti su come rendere la celebrazione di quest'anno un successo.
- Spargi la voce presto – È sempre meglio informare i soci della Giornata mondiale dell'investitura il prima possibile per dare loro il tempo di trasmettere entusiasmo per l'evento. Crea un poster, invia una o due e-mail e pubblica cose dove puoi per assicurarti che il maggior numero possibile di soci lo sappia. Non dimenticare di chiedere anche l'aiuto dei tuoi presidenti di zona per contribuire a diffondere la voce.
- I social media sono a tua disposizione – Dovresti anche sfruttare i social media quando pianifichi i tuoi eventi. Ricorda che si tratta di Lions abbastanza nuovi, e maggiore è la visibilità che possiamo dare loro prima della loro investitura, più facile sarà entusiasmarli per la membership.
- Sii creativo/a! – Quando pianifichi la tua cerimonia, non aver paura di essere creativo/a. Durante l'evento, usa il video per mostrare chi sono i Lions e per mostrare le tante cose su di loro. Consiglierei inoltre di utilizzare i membri del GAT (Global Action Team) distrettuale. Presentali al tuo governatore e al GAT. Concedi a ciascun socio un po' di tempo per parlare o riprodurre un video: consiglierei dai 10 ai 15 minuti al massimo. Troppe informazioni a volte possono essere opprimenti.
- Crea un programma – Crea sempre un programma per l'evento e assicurati di condividerlo. Fai sapere agli oratori ospiti quanto tempo hanno e assicurati che l'ospite dell'evento si attenga ad esso in modo che tutto proceda bene. Se i relatori ospiti incontrano i nuovi Lions durante il pranzo, possono rispondere alle domande in quel momento.
- Rendila divertente – Aggiungi un po' di umorismo alla presentazione. Non lasciare che pensino che tutto riguardi il lavoro perché ai Lions piace divertirsi nel servire. Durante il nostro evento presso il Marmora Crowe Valley Lions Club in Ontario, in Canada, ho riprodotto un paio di video di Lions eccezionali: uno era una parodia comica e l'altro era un video musicale. Questi si sono rivelati un ottimo modo per concludere l'evento.
- Più siamo, meglio è – Quando prepari tutto, assicurati che i tuoi nuovi Lions sappiano che possono invitare i loro familiari a venire a condividere e a partecipare alla celebrazione. Questo è un ottimo modo per mettere in mostra i Lions e tutte le cose che facciamo che cambiano le vite delle persone.
- I distintivi sono importanti – Invita i tuoi sponsor ad appuntare i distintivi dei Lions sui loro nuovi Lions e invita i nuovi Lions ad appuntare i distintivi degli sponsor sui loro sponsor.
- Designare un fotografo – Consiglierei anche di avere qualcuno che viene scelto come fotografo al tuo evento. Chiedigli di scattare quante più foto possibili e poi seleziona quelle che desideri.
- Sii preparato – Sii sempre pronto ai cambiamenti. Cerca di trovare un modo per indirizzare i certificati prima della cerimonia. In questo modo, quando li esponi, non c'è una pila di certificati per le persone che non potevano essere presenti quel giorno.
- Includi del cibo – Assicurati di mettere a disposizione per tutti uno spuntino o un pranzo. Questo ti offre anche un'ottima opportunità per socializzare e per presentarti ai partecipanti.
Un riepilogo delle lezioni apprese
Possiamo sempre imparare qualcosa da tutto ciò che facciamo. La Giornata mondiale dell'investitura dell'anno scorso è stata la terza volta che ho organizzato questo evento, ma la prima volta che l'abbiamo fatto di persona. Ecco alcune delle cose che ho imparato:
- Falli sentire speciali – Indipendentemente dal numero di partecipanti, ogni persona deve sentire di essere “l'unica” per cui si tiene questo evento. Presentati a loro quando arrivano e falli sentire a loro agio. Spiega brevemente cosa accadrà durante la cerimonia. Noi, in qualità di leader, dovremmo presentarci a tutti a questo tipo di eventi, non solo ai Lions di lunga data.
- Gli sponsor sono importanti – Presentati anche agli sponsor. Per alcuni di loro, potrebbe essere la prima volta che sponsorizzano qualcuno nei Lions. Fagli sapere quanto apprezzi che lo facciano.
- Non ti preoccupare troppo – Sorgono problemi, la tecnologia si blocca, i nomi a volte sono sbagliati, ma ricorda sempre che la maggior parte degli errori sono quelli che solo tu conosci. Prova a pensare rapidamente, reindirizza se necessario e vai avanti. Ricorda: questa è una cerimonia di investitura speciale e tu hai la capacità di renderla tale. Quindi, sorridi, ridi e continua a fare quello che fai.
Spero che alcuni di questi suggerimenti vi aiutino a divertirvi nell’organizzare una Giornata mondiale dell'investitura nei vostri distretti. Per saperne di più sulla Giornata mondiale dell'investitura.
Il Lion Frank Hewitt è il primo vice governatore distrettuale del Lions Club Peterborough East Peterborough nel Distretto A3 in Ontario, Canada.
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