매년 4월 마지막 토요일에 전 세계 라이온들은 소속 클럽의 훌륭한 신입회원들을 환영하는 글로벌 회원 축하 행사인 ‘라이온스 세계 입회식의 날’을 개최합니다.
다음은 올해 세계 입회식의 날 행사를 성공적으로 개최할 수 있는 몇 가지 방법들입니다.
- 신속한 소식 전달 – 회원들에게 세계 입회식의 날에 대한 소식을 최대한 신속하게 알려 행사에 대한 관심을 키울 수 있는 시간을 주는 것이 가장 좋습니다. 포스터를 제작하여 이메일을 발송하고 최대한 많은 회원들이 행사에 대해 알 수 있도록 가능한 많은 곳에 게시하십시오. 소식을 널리 알릴 수 있도록 지대위원장에게 도움을 요청하십시오.
- 소셜 미디어 활용 – 행사를 계획할 때도 소셜 미디어를 활용해야 합니다. 라이온스에 대해 잘 모르는 새로운 회원들에게 입회식 전부터 소셜 미디어로 라이온스에 대해 알린다면 회원가입에 대한 관심을 더 쉽게 고조시킬 수 있습니다.
- 창의력 발휘 – 입회식을 계획할 때 망설임 없이 창의력을 발휘하십시오. 행사에서 동영상을 활용하여 라이온들이 누구인지 알려주고 라이온스에 대한 다양한 정보를 보여주십시오. 또한 귀 지구의 글로벌 액션팀(GAT) 멤버들을 활용하시기 바랍니다. 그들을 지구총재와 GAT에게 소개하십시오. 각 멤버들에게 이야기를 나누거나 동영상을 재생할 수 있는 시간을 주십시오. 10분에서 15분 정도를 권장합니다. 너무 많은 정보는 때때로 부담스러울 수 있습니다.
- 진행 일정표 작성 – 항상 행사에 대한 일정표를 작성하고 공유하십시오. 초청 연사에게 남은 시간을 알려주고 순조롭게 행사가 진행될 수 있도록 행사 주최자가 시간을 지키도록 하십시오. 초청 연사가 오찬 모임에 참석하여 신입회원들을 만난다면, 그 시간에 질의응답을 할 수 있습니다.
- 재미있는 진행 – 프레젠테이션에 약간의 유머를 더합니다. 단, 라이온들은 즐겁게 봉사하는 것을 좋아하므로 이것이 활동의 전부라고 생각하지 않도록 하십시오. 캐나다 온타리오 Marmora Crowe Valley 라이온스클럽의 행사에서 저는 훌륭한 라이온 영상 두 가지를 사용했습니다. 하나는 코미디 패러디 영상이고 다른 하나는 뮤직비디오였습니다. 이것은 행사를 마무리하는 훌륭한 방법임을 확인했습니다.
- 더 많은 참가자 유치 – 행사를 준비할 때 신입회원들에게 가족을 초대하여 함께 축하 행사를 관람할 수 있다는 것을 알려 주십시오. 이는 라이온스에 대해 알리고, 삶을 변화시키는 우리의 모든 활동을 보여줄 수 있는 좋은 방법입니다.
- 영향력 있는 핀 – 스폰서 라이온들은 신입회원에게 라이온 핀을 달아 주도록 하고 신입회원들은 스폰서 라이온에게 스폰서 핀을 달아 주도록 하십시오.
- 사진작가 지정 – 행사에서 활동할 사진작가를 지정하시기 바랍니다. 최대한 많은 사진을 찍도록 요청하여 원하는 사진을 선택하십시오.
- 사전 준비 – 항상 변경 사항에 대비하십시오. 축하 행사 전에 회원 증서를 수여할 방법을 생각해 보십시오. 이렇게 하면 당일 참석하지 못한 회원들을 위한 증서가 연단에 수북히 쌓이는 것을 방지할 수 있습니다.
- 음식 제공 – 모든 사람에게 간식이나 점심을 제공해야 합니다. 이를 통해 참석한 사람들과 어울리며 자신을 소개할 수 있는 훌륭한 기회를 제공합니다.
배운 점
우리가 하는 모든 일에는 항상 배울점이 있습니다. 작년 세계 입회식의 날은 제가 이 행사를 세 번째로 기획한 날이었지만, 직접 준비하는 것은 처음이었습니다. 다음은 제가 배운 몇 가지 사항들입니다.
- 자신이 특별하다고 느끼도록 만들기 – 얼마나 많은 사람들이 참석하든 상관없이 각각의 사람들이 이 행사가 ‘자신’을 위해 개최되었다고 느낄 수 있어야 합니다. 사람들이 도착하면 그들에게 자기소개를 하고 편안하게 느끼도록 하십시오. 행사 중에 발생할 수 있는 일들을 간략하게 설명하십시오. 지도자로서 우리는 오랫동안 활동해 온 라이온들뿐만 아니라 이러한 행사에 참석한 모든 이들에게 자신을 소개해야 합니다.
- 스폰서 라이온의 중요성 – 스폰서 라이온들에게도 자신을 소개하십시오. 그중 일부는 처음으로 라이온들을 스폰서한 사람일 수 있습니다. 그들에게 얼마나 감사하고 있는지 알려주십시오.
- 사소한 문제 신경 쓰지 않기 – 문제가 생기거나 기술적 오류가 발생하고 때때로 명단이 틀리기도 하지만 대부분의 실수는 자신만 아는 것임을 항상 기억하십시오. 신속하게 대응하고 필요한 경우 방향을 달리하여 계속 진행하십시오. 이것은 특별한 입회식이며 여러분은 그렇게 할 수 있는 능력이 있습니다. 그러니 미소 짓고 활짝 웃으며 맡은 일을 하십시오.
이러한 의견들이 귀 지구에서 세계 입회식의 날 행사를 즐겁게 개최하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 세계 입회식의 날에 대해 자세히 알아보십시오.
프랭크 휴이트(Frank Hewitt) 지구 제1부총재는 캐나다 온타리오 A3 지구 Peterborough East Peterborough라이온스클럽 소속입니다.
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