Chaque année, le dernier samedi du mois d'avril, les Lions du monde entier organisent la Journée mondiale d'intronisation du Lions International, une célébration mondiale de l'effectif pour accueillir nos merveilleux nouveaux membres dans leurs clubs.
Voici quelques conseils pour faire de la célébration de cette année un succès.
- Informer vos membres le plus tôt possible - Il est toujours préférable d'informer les membres le plus tôt possible afin de leur donner le temps de s'enthousiasmer pour l'événement. Créez une affiche, envoyez un ou deux courriels et publiez des informations partout où vous le pouvez pour vous assurer que le plus grand nombre possible de membres soient au courant. N'oubliez pas de demander l'aide de vos présidents de zone pour faire passer le message.
- Les réseaux sociaux sont vos amis - Tirez parti des réseaux sociaux lors de la planification de vos événements. N'oubliez pas qu'il s'agit de Lions relativement nouveaux, et que plus nous pouvons les exposer avant leur intronisation, plus il est facile de les enthousiasmer sur le sujet de l'effectif.
- Faites preuve de créativité ! - N'hésitez pas à faire preuve de créativité lorsque vous planifiez votre cérémonie. Lors de l'événement, servez-vous de vidéos pour montrer qui sont les Lions et mettre en valeur les différentes choses qui les caractérisent. Je vous recommande également de faire appel aux membres de la Structure mondiale d’action (SMA) de votre district. Présentez-les à votre gouverneur et à la SMA. Donnez à chaque membre un peu de temps pour parler ou présenter une vidéo - je recommande environ 10 à 15 minutes maximum. Trop d'informations peuvent parfois être accablantes.
- Créez un ordre du jour - Établissez systématiquement un ordre du jour pour l'événement et veillez à le partager. Faites savoir aux orateurs invités le temps dont ils disposent et assurez-vous que l'hôte de l'événement le leur fasse respecter afin que tout se passe bien. Si vos orateurs invités poursuivent leur rencontre avec les nouveaux Lions pendant le déjeuner, ils peuvent répondre aux questions à ce moment-là.
- Amusez-vous - Ajoutez un peu d'humour à la présentation. Ne leur laissez pas croire qu'il ne s'agit que de travail, car les Lions aiment s'amuser en servant. Lors de notre événement au Lions Club de Marmora Crowe Valley en Ontario, au Canada, j'ai diffusé deux vidéos exceptionnelles de Lions, l'une étant une parodie de comédie et l'autre une vidéo musicale. Elles se sont avérées être une excellente façon de conclure l'événement.
- Plus on est de fous, plus on rit - Lorsque vous vous organisez, veillez à ce que vos nouveaux Lions sachent qu'ils peuvent inviter des membres de leur famille à venir regarder et participer à la célébration. C'est une excellente façon de présenter les Lions et toutes les actions transformatrices que nous accomplissons.
- Les insignes sont importants - Invitez vos parrains à épingler les insignes de Lion sur leurs nouveaux Lions et invitez les nouveaux Lions à épingler les insignes de parrain sur leurs parrains.
- Désignez un photographe - Je vous recommande également de désigner une personne qui sera le photographe de votre événement. Demandez-leur de prendre autant de photos que possible, puis sélectionnez celles que vous voulez garder.
- Soyez prêt - Soyez toujours prêt à faire face aux changements. Essayez de trouver un moyen de remettre les certificats avant la cérémonie. Ainsi, lorsque vous les présentez, il n'y a pas une pile de certificats pour les personnes qui n'ont pas pu venir.
- Offrez de quoi manger - Assurez-vous de proposer à chacun une collation ou un déjeuner. Cela vous offre également une excellente occasion de socialiser et de vous faire connaître auprès des personnes présentes.
Récapitulatif des leçons apprises
Nous pouvons toujours apprendre quelque chose de tout ce que nous faisons. La Journée mondiale d’intronisation de l'année dernière était la troisième fois que j'organisais cet événement, mais la première fois que nous le faisions en personne. Voici quelques-unes des leçons que j'ai apprises :
- Aidez-les à se sentir spéciaux - Quel que soit le nombre de participants, chaque personne doit sentir qu'elle est « celle » pour qui l'événement est organisé. Présentez-vous à eux dès leur arrivée et mettez-les à l'aise. Expliquez brièvement ce qui va se passer pendant la cérémonie. En tant que responsables, nous devrions nous adresser à tout le monde lors de ce genre d'événements, et pas seulement aux Lions de longue date.
- Les parrains sont importants - Présentez-vous également aux parrains. Pour certains d'entre eux, il s'agit peut-être de la première personne qu'ils parrainent chez les Lions. Faites-leur savoir à quel point vous appréciez leur geste.
- Ne vous inquiétez pas - Des problèmes surviennent, la technologie se gèle, les noms sont parfois erronés, mais n'oubliez jamais que la plupart des problèmes ne sont connus que de vous. Essayez de réagir rapidement, redirigez si nécessaire et continuez. N'oubliez pas : il s'agit d'une cérémonie d'intronisation spéciale, à vous de la rendre exceptionnelle. Alors, souriez, riez et poursuivez votre mission.
J'espère que certaines de ces suggestions vous aideront à organiser une Journée mondiale d'intronisation dans vos propres districts. En savoir plus sur la Journée mondiale d'intronisation.
Le Lion Frank Hewitt est premier vice-gouverneur de district et membre du Lions club de Peterborough East Peterborough dans le district A3 en Ontario (Canada).
La pandémie de coronavirus (COVID-19) a affecté les communautés du monde entier de différentes manières. Pour être sûr de servir en toute sécurité, les Lions doivent suivre les directives des autorités sanitaires locales, de l'Organisation mondiale de la santé et du Centre pour le contrôle des maladies. La page Servir en sécurité propose de nombreuses ressources pour vous aider.
