毎年4月の最終土曜日、世界中のライオンズはそれぞれに、世界的な会員増強の祭典である「ライオンズ世界入会デー」を開催し、素晴らしい新会員のクラブ入会を歓迎しています。
そこで、今年の祭典を成功させるためのヒントを以下にご紹介します。
- イベントの告知は早めに – ライオンズ世界入会デーについて、会員にはできるだけ早く知らせましょう。このイベントを盛り上げようという機運を高める時間を作ることが、何より大事です。ポスターを作ったり、電子メールを送ったりするなど、できるだけ多くの会員に知ってもらうために、あらゆる場所に掲示しましょう。ゾーン・チェアパーソンの助けを借りて、情報を広めることも忘れないでください。
- ソーシャルメディアはあなたの味方 – イベントを計画する際、ソーシャルメディアを活用しない手はありません。入会を検討している人にとっては、入会前により多くの情報を得られることが、入会への意欲を高めることにつながります。
- クリエイティブでいこう – 式典を計画する際には、創造性を遠慮なく発揮しましょう。イベントでは、ビデオを使ってライオンズ会員の人となりを示し、ライオンズのさまざまな魅力を紹介しましょう。また、地区のグローバル・アクション・チーム（GAT）メンバーを起用することもお勧めします。ガバナーとGATに新入会員を紹介しましょう。新入会員一人ひとりに少し時間を与えて、話してもらったり、ビデオを再生したりします（時間は1人当たり長くても10～15分程度にすることをお勧めします）。情報が多すぎると、圧倒されてしまうことがあるので注意しましょう。
- 式次第を作成する – 式典の段取りは必ず文書にまとめて、皆で共有しましょう。ゲストスピーカーに持ち時間を知らせ、主催者はそれを守るよう配慮しましょう。そうすると、すべてが順調に進行します。ゲストスピーカーに、昼食会で新入会員と話すようにお願いしておけば、新入会員はその場で質問に答えてもらえます。
- 楽しいイベントにする – プレゼンテーションの際にもユーモアを忘れないようにしましょう。ライオンズは楽しく奉仕することを好むので、奉仕はとにかくまじめそうにやらなければならないのだ、という印象を与えないように心がけましょう。カナダ・オンタリオ州のマーモラ・クロウ・バレー・ライオンズクラブで行われたイベントで、私は優れたライオンズのビデオを2～3本流しましたが、1本はコメディ風のもので、もう1本は音楽ビデオでした。これは、イベントの締めくくりとして素晴らしいと好評でした。
- 大勢が参加するほど喜びもふくらむ – 式典の準備を進める際は、必ず新入会員が家族も招待できるように配慮しましょう。お祝いの式典に家族も一緒に参加できれば、喜びも一層大きくなるからです。これはライオンズと、ライオンズが進めている人生を変える事業を紹介する素晴らしい方法です。
- ピンは重要 – スポンサーをイベントに招待し、ライオン・ピンを新入会員に付ける役割をお願いしましょう。その一方で、新入会員にはスポンサー・ピンをスポンサーに付ける役割をお願いしましょう。
- カメラマンを指名する – イベントでカメラマンを指名しておくこともお勧めします。写真をできるだけたくさん撮ってもらって、その中から好きな写真を選びましょう。
- 準備は入念に – 変更にいつでも対応できるようにしておきましょう。式典の前に、賞状の宛名を記入する方法を考えておきましょう。そうすれば表彰式で、当日出席できなかった人の賞状が山積みになることはありません。
- 食事を用意する – 軽食やランチが全員に提供できるように手配しましょう。食事は、出席者と交流し、自己紹介をする良い機会になるからです。
これまでに得た教訓のまとめ
どんな出来事にも、学ぶべきことがあるものです。昨年のライオンズ世界入会デーのことを振り返ると、私がこのイベントの準備に加わったのはそのときが3回目でしたが、実際に主催者を務めるのは初めてでした。そこで私が得た教訓を以下にいくつか紹介します。
- 特別感を演出する – 参加人数が何人いたとしても、一人ひとりに「この式典は私のためのものだ」と感じてもらえるようにしなければなりません。出席者が到着したらこちらから自己紹介をして、出席者の緊張をほぐすように努めましょう。また、式典で行われることを簡単に説明しましょう。リーダーの立場にある人は、このようなイベントでは、長年在籍しているライオンズ会員に対してだけでなく、出会う人全員に自己紹介をする必要があります。
- スポンサーも大切 – スポンサーにも自己紹介をしましょう。中には、ライオンズのスポンサーになったのはそのときが初めて、という人がいるかもしれません。そういうスポンサーには特に、スポンサーを務めてくれたことについての感謝を伝えましょう。
- 細かいことは気にしない – 何か問題が起こったり、機器が不調で動かなくなったり、名前を間違えたりすることもあるでしょう。それでもたいていの場合、そんな間違いをいつまでも気にするのは自分だけだということを忘れないでください。そんなときは落ち着いて、気を取り直して自分の仕事を続けましょう。入会式は特別な式典ですが、あなたにはそれをやり遂げる力があることを忘れないでください。だから笑顔で、自分の仕事を続けてください。
この記事を参考に、皆さんの地区でも「世界入会デー」を開催していただければと思います。ライオンズ世界入会デーの詳細はこちら をご覧ください。
ライオン フランク・ヒューイットは、ピーターバラ・イーストピーターバラ・ライオンズクラブ（カナダ・オンタリオ州）所属で、A3地区の第1副地区ガバナーです。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）は、世界中の地域にさまざまな影響を与えています。私たちがどこにいても安全に奉仕できるようにするため、ライオンズは疾病管理センター、世界保健機関、または地方自治体のガイドラインに従う必要があります。あなたの地域で安全に奉仕するために役立つ情報ページ安全に奉仕するためにをご覧ください。
