보도 자료와 취재의뢰서 중 어떤 것을 활용할 것인가?

커뮤니케이션 도구

홍보 전문가들은 다양한 도구를 사용하여 언론에게 주요 소식을 전달합니다. 그 중에서도 가장 잘 알려진 홍보 수단은 보도 자료입니다.

보도 자료란 언론과 목표 대상에게 기삿거리를 전달하는 1 ~ 2 장 분량의 문서입니다.

보도 자료는 보통 사설 형식으로 작성되며, 서론, 본론, 결론이 분명하게 구분됩니다. 주요 연사의 말을 인용하거나, 단체에 관한 정보 및 배경지식을 포함시킬 수도 있습니다.

대부분의 보도 자료는 아래와 같은 순서로 작성됩니다.

많은 단체들이 뉴스를 기사화하는 가장 좋은 방법은 언론에 보도자료를 보내는 것이라고 예상합니다. 홍보 담당자라면 누구나 다음과 같은 이야기를 한 번쯤 들어봤을 것입니다.

“오픈 하우스 행사를 하는데 언론사에서도 참석했으면 합니다. 사람들에게 행사 소식을 알릴 보도 자료를 작성해주실 수 있나요?”

“지역 언론 매체에서 저희 전문가와 인터뷰를 진행하면 좋을 것 같습니다. 저희의 훌륭한 업적에 대한 보도 자료를 작성해주실 수 있나요?”

“상을 수여할 예정입니다. 언론이 이 소식을 다룰 수 있도록 보도 자료를 작성해주실 수 있나요?”

기자 회견, 인터뷰 또는 뉴스가 될만한 주요 행사에 기자를 직접 초대하고 싶다면 보도 자료 대신 취재의뢰서를 고려해 보십시오.

취재의뢰서란?

취재의뢰서는 기자를 행사에 초대하기 위한 한 장 분량의 짧은 홍보문입니다. 취재의뢰서는 행사 날짜, 장소 및 시간, 주차 정보, 간략한 행사 소개 등의 주요 정보를 한눈에 알아볼 수 있도록 작성합니다. 일반적으로 취재의뢰서란 보도 자료 서두에 표시되는 모든 주요 세부사항을 요약해 놓은 문서입니다. 

주최하는 행사에 기자를 초대하기 원한다면 먼저 해당 언론사에 취재의뢰서를 보내고, 행사 후 자세한 내용의 보도 자료를 제공하는 것이 좋습니다. 홍보 수단으로 보도 자료와 취재의뢰서를 적절히 활용한다면, 기자들이 행사를 취재하고 기사화 하는데 더 좋은 결과를 얻을 수 있습니다.

취재의뢰서와 보도 자료 비교

보도 자료 및 취재의뢰서 양식은 협회 웹사이트의 자료 센터에서 다운로드할 수 있습니다.

Shauna Schuda는 국제협회 수석 미디어 홍보 스페셜리스트입니다.