Viestinnässä käytettävät työkalut
PR-toiminnan ammattilaiset käyttävät erilaisia työkaluja jakaakseen tärkeitä uutisia lehdistön jäsenille. Parhaiten tunnettu PR-työkalu on lehdistötiedote.
Lehdistötiedote on yhden tai kahden sivun mittainen lausunto, jossa kerrotaan uutisarvoisesta aiheesta lehdistön jäsenille ja kohderyhmälle.
Lehdistötiedotteet kirjoitetaan usein samaa kaavaa noudattaen niin, että siinä on selvä alku, keskiosa ja loppu. Mukana voi myös olla lainauksia tärkeiltä henkilöiltä, muuta asiaan liittyvää tietoa sekä järjestön taustatietoja.
Monet lehdistötiedotteet noudattavat tätä järjestystä:
Monet organisaatiot olettavat, että paras tapa saada media kertomaan heidän tarinansa on lähettää lehdistötiedote. Kaikki PR-ammattilaiset ovat varmasti kuulleet nämä seuraavat kommentit:
”Järjestämme avoimet ovet ja haluan median tulevan paikalle. Voitko kirjoittaa lehdistötiedotteen, jossa kerrotaan kaikille tästä tapahtumasta?”
”Olisi tosi hieno juttu, jos paikallinen media haastattelisi asiantuntijaamme. Voitko laatia lehdistötiedotteen, jossa kerrotaan, miten hyvä asiantuntijamme on?
”Tulemme jakamaan palkinnon. Voitko laatia lehdistötiedotteen, jotta media voi kertoa tämän tarinan?"
Jos olet kiinnostunut kutsumaan tiedotusvälineiden edustajia osallistumaan tiedotustilaisuuteen, haastatteluun tai muuhun tärkeään uutisarvoiseen tapahtumaan, lehdistötiedotteen sijasta voit harkita mediakutsua.
Mikä on mediakutsu?
Mediakutsut ovat lyhyitä, yhden sivun mittaisia ilmoituksia, joiden tarkoitus on kutsua tiedotusvälineiden jäsenet. Mediakutsu sisältää aina tärkeät, yhdellä vilkaisulla nähtävät tiedot kuten tapahtuman päivämäärä, sijainti ja aika, pysäköintitiedot tarpeen mukaan, sekä lyhyt kuvaus tapahtumasta. Mediakutsu on yleiskatsaus kaikista tapahtuman yksityiskohdista, jotka yleensä sisältyvät lehdistötiedotteen ensimmäiseen kappaleeseen.
Jos järjestätte tapahtuman, johon haluatte median osallistuvan, suosittelemme, että lähetät ensin mediakutsun ja lehdistötiedotteen vasta tapahtuman jälkeen. Lehdistötiedotteessa kerrotaan tarkemmin tapahtumasta. Kun käytät sekä lehdistötiedotteita että mediakutsuja, saat ehkä useampia median edustajia osallistumaan tapahtumiin ja kertomaan niistä.
Mediakutsun ja lehdistötiedotteen erot
| Mediakutsu | Lehdistötiedote |
|
|
|
Yleisö: Vain media |
Yleisö: Media ja yleisö |
Lehdistötiedotteiden ja mediakutsujen mallit löytyvät Resurssikeskuksesta Lions Clubs Internationalin verkkosivulla.
Shauna Schuda on mediasuhteiden asiantuntija Lions Clubs Internationalissa.
