Nel marzo 2020, la pandemia di coronavirus (COVID-19) ha costretto molti Lions a stare a casa, e i leader distrettuali si chiedevano come avrebbero potuto continuare a fondare nuovi club e attirare i soci necessari per servire le loro comunità. L’idea di fondare un club tradizionale in modo virtuale era difficile da immaginare senza la partecipazione di persona e le varie formalità.
Non voleva permettere al virus di intralciare il modo in cui normalmente operiamo come Lions. Si trattava solo di trovare modi diversi per farlo.
Come ha fatto quindi la prima fondazione virtuale in assoluto di un club tradizionale canadese a sembrare una visita alle sale del Parlamento, con il calore e il senso di cameratismo che si respira ad una riunione di club?
Un paio di settimane prima della Serata della Charter per il Lions Club Baxter Ward nella cittadina di Georgian Bay in Ontario, il Leader di Area del Global Action Team, Past Governatore Distrettuale Chris Lewis, cominciò a dubitare del fatto che l’evento organizzato con partecipazione di persona avrebbe potuto svolgersi, vista l’espansione della pandemia. Lewis si rivolse al club con l’idea di condurre l'evento in forma virtuale e lavorò con i soci del club per cambiare il programma.
Lewis sottolinea che questa celebrazione non era molto diversa rispetto alla maggioranza delle Serate della Charter che si tenevano nel Distretto A-12. “Se avessimo continuato con la Serata della Charter, si sarebbe svolta probabilmente come al solito. Eccetto, sapete, il roast beef che non sarebbe stato il massimo” ride Lewis.
Detto questo, ci sono alcuni fattori che sono fondamentali per gli eventi della charter, sia virtuali che di persona, con alcuni leggeri aggiustamenti per gli eventi virtuali.
Espandete la lista dei partecipanti e siate flessibili
Quando gli venne chiesto con quanto anticipo invitare gli oratori e gli ospiti agli eventi di charter di persona o virtuali, Lewis rispose: “Io lo farei appena decisa la data. Molti di questi politici hanno calendari molto pieni, ma una volta che si prendono l’impegno, di solito lo rispettano”.
Lewis suggerisce inoltre di tenere il programma flessibile per venire incontro ai bisogni dei leader, sempre di corsa. “Bisogna anche saper modificare il programma, perché a volte cercano di apparire a due o tre eventi per serata. Anche questa volta l'abbiamo fatto. Non è stato difficile far venire il sindaco e i politici provinciali e federali, che già avevano pianificato di partecipare” dice Lewis.
“Tradizionalmente ci sarebbero stati 30 o 40 nuovi Lions e 30 o 40 ospiti aggiuntivi dal distretto. Forse avremmo potuto convincere un distinto relatore ospite come il Direttore Internazionale Tom Gordon che era lì vicino” aggiunge Lewis. Ma essere online ha permesso loro di invitare altri ospiti e relatori che non avrebbero potuto permettersi di portare ad un evento di persona, come la Terza Vice Presidente di Lions Club International, la canadese Dott.ssa Patti Hill.
Non perdete l’opportunità di connettervi con una più ampia gamma di invitati, siete online e per loro sarà più facile partecipare.
Usate supporti visivi ed informazioni convincenti per presentare e coinvolgere i partecipanti
Gli inni nazionali sono spesso parte delle Serate della Charter di Lions Club. Per coinvolgere i partecipanti, gli organizzatori della Serata della Charter di Baxter Ward hanno mostrato un meraviglioso video dell’inno canadese, che ha fatto venire la pelle d’oca a tutti, con grandi panoramiche dall'alto del Canada e immagini della cultura e della popolazione.
Un altro elemento in movimento della charter virtuale era il riconoscimento del territorio da parte del sindaco Peter Koetsier. La sua dichiarazione riconosceva che questo club era “sui territori tradizionalmente occupati dalla popolazione indigena. Continuano a prendersi cura di questa terra. Continuano a modellare la nostra area anche oggi, e vogliamo mostrare il nostro rispetto”. Celebrare e prendere atto della cultura e delle tradizioni locali ha aggiunto un ulteriore significato all’esperienza, creando una connessione più forte fra club e comunità.
Uno dei modi più importanti per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti durante la serata della charter virtuale è mostrare documenti e persone che sarebbero state presenti ad un evento di persona. “Il Governatore o coordinatore distrettuale tipicamente si occupa dell’investitura alla cerimonia” disse Lewis. “In questo caso, per creare un po’ più di personalizzazione, hanno preso i certificati ed aggiunto una fotografia. Se non lo fai, ci sono 30 nomi e un sacco di videocamere, il che potrebbe causare problemi”.
Con 33 soci fondatori, l’intero evento online molto probabilmente avrebbe avuto continue interruzioni video e audio. La soluzione è stata creare diapositive PowerPoint individuali con immagini di ciascun socio fondatore. I soci sono stati presentati dalla Presidente Fondatrice di Club Beth Heintzman, che abita nella comunità da 15 anni.
Lewis aggiunge: “Normalmente si sarebbe consegnata una copia incorniciata della carta costitutiva durante la cerimonia, così l’hanno scansionata per poterla presentare”. La copia incorniciata può poi essere consegnata al club di persona ad una data successiva.
Esercitatevi ad usare il vostro mezzo di comunicazione virtuale una, due, o anche molte volte prima di tenere il vostro evento virtuale
Lewis, un direttore generale di McDonald's, ha più di 10 anni di esperienza. Ha anche frequentato il Programma per Istruttori Certificati Lions (LCIP) nel 2017 e il Corso Sviluppo Docenti (FDI) nel 2011. Il suo consiglio per gli eventi virtuali è lo stesso che per le sessioni di formazione.
“Una delle cose che si fa con le sessioni di formazione è di arrivare sempre con largo anticipo” dice Lewis. “Si prepara la stanza, si controllano tutte le attrezzature, ci si assicura che il proiettore funzioni, l’audio, e tutto il resto”.
“Queste sono esattamente le stesse cose che si fanno in una riunione virtuale” aggiunge. “Penso che la gente semplicemente assuma che ci si possa collegare alle cinque e uno, ma non è così. Bisogna sempre prepararsi bene. Bisogna assicurarsi che l’audio funzioni in GoToMeeting o qualsiasi piattaforma si usi. Bisogna assicurarsi che tutti i partecipanti la sappiano usare”.
Per questo evento, Lewis nota, “I nostri attori principali, come il cerimoniere e altri, li abbiamo fatti collegare il giorno prima per fare la prova generale”.
Per il sindaco e coloro che non potevano prendere parte alla prova generale, Lewis spiega: “Abbiamo suggerito loro di collegarsi circa 20-30 minuti prima per controllare che il loro audio e videocamera funzionassero e che sapessero cosa fare”.
È anche buona norma, sia per gli eventi virtuali che di persona, condividere il programma con tutti gli attori chiave. “Abbiamo brevemente spiegato come si sarebbe svolto il programma” dice Lewis. “Abbiamo inviato il programma in anticipo, che è una migliore pratica per qualsiasi riunione, in modo che la gente sappia cosa aspettarsi”.
Non perdete il senso dell’umorismo e andate avanti
Come per qualsiasi evento, è inevitabile che ci siano dei contrattempi a prescindere da quanto ci si prepari. Quando si organizza un evento di questo tipo, Lewis ha sempre un paio di persone di riserva per aiutarlo quando serve.
Quando l’audio del Governatore Distrettuale smise di funzionare per una parte dell’evento, il Coordinatore del Global Membership Team Ruth Roberts riempì il tempo con informazioni di contorno sul club, permettendo a Lewis di continuare a gestire la chat e rispondere alle domande.
La chiave è andare avanti e non permettere che gli errori o i problemi tecnici durante l’evento vi impediscano di agire. “Non siate ipercritici sul risultato dell'evento” consiglia Lewis. “La maggior parte delle persone non si accorgerà se avete saltato una parte del programma o lasciato da parte qualcosa. I partecipanti sono entusiasti di far parte dell’evento e apprezzano molto i vostri sforzi. Prendete quello che avete imparato questa volta e semplicemente usatelo per fare meglio la volta successiva”.
Lewis afferma che in gran parte il merito del successo del Distretto A-12 durante la pandemia di COVID-19 va al Governatore Distrettuale James Jones. “Ha veramente riconosciuto che non ci si ferma. È arrivato il COVID-19 e non ci si ferma” dice Lewis. “Continua a radunare tutto il suo gruppo intorno a un piano, ad una azione. Non voleva permettere al virus di intralciare il modo in cui normalmente operiamo come Lions. Si trattava solo di trovare modi diversi per farlo”.
Per maggiori informazioni su come tenere riunioni virtuali e servire in modo sicuro, visitate la pagina Servire in Sicurezza sul sito di Lions Clubs International.
Christy Karnatz è una specialista sul campo del Global Action Team per gli U.S.A. e il Canada.
La pandemia di coronavirus (COVID-19) ha colpito le comunità di tutto il mondo in modi diversi. Per garantire che le attività di service siano svolte in sicurezza ovunque viviamo, i Lions devono seguire le linee guida dei Centri per il Controllo delle Malattie, dell'Organizzazione Mondiale della Sanità o delle autorità sanitarie locali. Visita la nostra pagina Servire in sicurezza dove troverai le risorse che potranno rivelarsi utili a servire in sicurezza la tua comunità.
