Im März 2020 saßen viele Lions aufgrund der Coronavirus-Pandemie (COVID-19) zu Hause fest und Distriktführungskräfte sahen sich mit der Herausforderung konfrontiert, in dieser schwierigen Zeit weiterhin neue Clubs zu gründen und Mitglieder zu gewinnen, die notwendig sind, um lokale Bedürfnisse zu erfüllen. Der Gedanke, einen traditionellen Club virtuell zu gründen, war ohne persönliches Engagement und Formalität nahezu unvorstellbar.
Er dachte überhaupt nicht daran, es zuzulassen, dass dieser Virus uns daran hindert, all die Dinge zu tun, die wir als Lions normalerweise auch getan hätten. Wir suchen einfach nur nach anderen Möglichkeiten, sie zu tun.
Wie konnte es dann sein, dass die allererste virtuelle Gründung eines traditionellen Clubs in Kanada ein Gefühl eines Besuchs des Parlaments vereint mit der Wärme und Kameradschaft eines Clubtreffens vermittelte?
Einige Wochen vor dem Gründungsabend des Baxter Ward Lions Club in Georgian Bay in der kanadischen Provinz Ontario begann der ehemalige Distrikt-Governor und Area Leader des Global Action Team, Chris Lewis, sich Sorgen zu machen, ob die geplante Gründungsveranstaltung aufgrund der sich ausweitenden Pandemie überhaupt stattfinden kann. Er wandte sich an den Club und schlug vor, stattdessen eine virtuelle Gründungsfeier zu organisieren. Gemeinsam mit den Mitgliedern des Clubs überarbeitete er das Programm für den Abend.
Laut Lion Lewis unterschied sich diese virtuelle Gründungsveranstaltung gar nicht so sehr von den meisten traditionellen Gründungsabenden im Distrikt A-12. „Wenn wir bei dem geplanten Gründungsabend geblieben wären, wäre der Ablauf nicht anders gewesen. Mit einer Ausnahme, wahrscheinlich hätten wir einen fragwürdigen Rinderbraten zu Abend gegessen“, lachte Lion Lewis.
Davon abgesehen gibt es einige Punkte, die sowohl für virtuelle wie auch für herkömmliche Gründungsveranstaltungen wichtige sind, sowie ein paar Dinge, die für eine Online-Veranstaltung angepasst werden müssen.
Erweitern Sie Ihre Teilnehmerliste und bleiben Sie flexibel
Auf die Frage, wie weit im Voraus er empfehlen würde, Referenten und Gäste zu einem virtuellen oder persönlichen Gründungsabend einzuladen, antwortet Lion Lewis, „ich würde die Einladungen dann verschicken, wenn das Datum feststeht. Viele dieser Politiker haben volle Terminkalender, aber wenn sie einmal zusagen, dann kommen sie für gewöhnlich auch.“
Er empfiehlt außerdem, die Tagesordnung flexibel zu gestalten, um beschäftigten Teilnehmern entgegenzukommen. „Sie müssen die Möglichkeit offenlassen, Ihr Programm anpassen zu können, denn oft müssen diese Personen an zwei oder sogar drei Veranstaltungen am Abend teilnehmen. Dieser Gründungsabend war für uns keine Ausnahme. Es war nicht schwer, den Bürgermeister sowie lokale und überregionale Politiker zur Teilnahme zu überreden, da sie sowieso schon zugesagt hatten“, erklärte Lion Lewis.
„Bei einem normalen Gründungsabend wären es 30 bis 40 neue Lions und 30 bis 40 weitere Gäste aus dem Distrikt gewesen. Vielleicht wäre es uns gelungen, einen tollen Gastredner einzuladen, wie zum Beispiel den Internationalen Direktor Tom Gordon, der in der Nähe war“, fügte Lion Lewis hinzu. Da die Veranstaltung online stattfand, konnten sogar weitere Gäste und Redner eingeladen werden, wie zum Beispiel die Kanadierin und dritte Internationale Vizepräsidentin von Lions Clubs International, Dr. Patti Hill, für die unter normalen Umständen das Budget nicht ausgereicht hätte.
Verpassen Sie nicht die Gelegenheit, Verbindung zu einer breiten Palette von potenziellen Gästen aufzunehmen. Ihre Veranstaltung findet online statt und es ist somit einfacher, daran teilzunehmen.
Verwenden Sie optisch ansprechende Grafiken und Informationen, um Ihre Teilnehmer vorzustellen und ihre Aufmerksamkeit zu wecken
Nationalhymnen sind oft Bestandteil von Lions Club Gründungsabenden. Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu wecken, zeigten die Organisatoren des Gründungsabends für den Lions Club Baxter Ward ein wunderschönes und gänsehauterzeugendes Video der kanadischen Nationalhymne mit überwältigenden Luftaufnahmen Kanadas und einen Einblick in die Kultur und die Menschen des Landes.
Ein weiterer bewegender Teil der virtuellen Gründungsveranstaltung war die Anerkennung von indigenem Land, die von Bürgermeister Peter Koetsier überbracht wurde. Seine Stellungnahme hob hervor, dass der Club sich auf „Boden befindet, der ursprünglich von der indigenen Bevölkerung Kanadas bewohnt wurde. Sie kümmern sich auch weiterhin um dieses Stück Land. Sie gestalten unsere Region auch heute noch und wir wollen hiermit unseren Respekt zollen.“ Indem wir die lokale Kultur und Traditionen feiern und ehren, geben wir der Gründungsfeier zusätzliche Bedeutung und schaffen somit eine tiefere Verbindung zwischen dem Club und der lokalen Gemeinschaft.
Eine der wichtigsten Methoden, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer an einem virtuellen Gründungsabend beizubehalten, ist es, Bildmaterial von Dokumenten und Personen, die bei einer traditionellen Veranstaltung anwesend gewesen wären, zu zeigen. „Normalerweise würde der Distrikt-Governor oder der Distriktkoordinator die Einführung der neuen Mitglieder vornehmen“, erklärt Lion Lewis. „In diesem Fall, um dem Ganzen eine persönliche Note zu verleihen, wurde den Urkunden ein Foto von jedem Mitglied beigefügt. Macht man das nicht, hätte man mit 30 Videokonferenzteilnehmern auf einmal zu tun und das würde Probleme verursachen.“
Mit 33 Gründungsmitgliedern wäre die gesamte Online-Veranstaltung mit hoher Wahrscheinlichkeit von Aussetzern der Bild- und Tonwiedergabe geplagt gewesen. Die Lösung war die Erstellung von individuellen PowerPoint-Folien mit einem Foto von jedem Gründungsmitglied. Die Mitglieder wurden von der Gründungspräsidentin des Clubs, Beth Heintzman vorgestellt, die seit 15 Jahren hier lebt.
Des Weiteren erwähnte Lion Lewis, dass man „normalerweise eine eingerahmte Gründungsurkunde während der Feierlichkeiten übergeben hätte und deshalb eine Urkunde eingescannt wurde, die im Anschluss virtuell übergeben wurde.“ Die eingerahmte Gründungsurkunde kann dann zu einem späteren Zeitpunkt persönlich an den Club übergeben werden.
Machen Sie sich vor Ihrer virtuellen Veranstaltung ein, zwei oder sogar mehrere Male mit Ihrer Videokonferenz-Software vertraut
Lion Lewis, der selbst ein leitender Angestellter der McDonald’s Corporation ist, hat über 10 Jahre Schulungserfahrung. Er ist außerdem ein Absolvent des Lions-Programms für Zertifizierte Seminarleiter (Lions Certified Instructor Program, LCIP) im Jahr 2017 und des Seminars für Schulungsleiter (Faculty Development Institute, FDI) im Jahr 2011. Sein Rat für virtuelle Veranstaltungen ist derselbe wie der für Schulungen vor Ort.
„Was man bei Schulungsseminaren beachten sollte, ist immer frühzeitig da zu sein“, erklärt er. „Du richtest den Raum ein, prüfst deine Ausstattung und stellst sicher, dass der Projektor, der Ton und alles andere funktioniert.“
„Genau dasselbe machst man auch für eine virtuelle Veranstaltung“, fügte er hinzu. „Ich denke, die meisten gehen davon aus, dass man sich kurz vor Beginn einfach einwählt. Das ist aber einfach nicht der Fall. Man muss trotzdem alles vorbereiten. Du musst dich vergewissern, dass der Ton und das Mikrofon bei GoToMeeting oder einem anderen Anbieter für Videokonferenzen funktionieren. Du musst sicherstellen, dass die Teilnehmer wissen, wie man die Software benutzt.“
„Für diese Veranstaltung haben wir den Zeremonienmeister und andere wichtige Personen am Tag zuvor zusammengebracht und einen Probelauf durchgeführt. Personen wie dem Bürgermeister und anderen, die nicht an der Probe teilnehmen konnten, haben wir empfohlen, sich am Tag der Veranstaltung ca. 20 bis 30 Minuten vor Beginn einzuwählen, damit sie sich vergewissern konnten, dass ihr Mikrofon, der Ton und die Kamera funktionieren und sie sich mit der Software vertraut machen konnten.“
Sowohl für virtuelle wie auch persönliche Veranstaltungen ist es immer eine gute Idee, die Tagesordnung vorab mit den wichtigsten Teilnehmern zu teilen.
„Wir haben ihnen kurz geschildert, wie der Ablauf des Abends aussehen wird“, erklärt Lion Lewis. „Wir haben ihnen das Programm vorab zukommen lassen. Eine gute Angewohnheit für jede Art von Veranstaltung, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet.“
Behalten Sie Ihren Sinn für Humor und machen Sie weiter
Wie bei jeder anderen Veranstaltung auch, sind Probleme nicht ausgeschlossen, ganz egal, wie sehr Sie sich vorbereiten. Bei einem Event dieser Art hat Lion Lewis immer einige Mitglieder seines Teams zur Hand, die aushelfen können, wenn es notwendig wird.
Als das Mikrofon des Distrikt-Governors für einen Teil des Abends nicht funktionierte, übernahm die GMT-Koordinatorin Ruth Roberts das Ruder und versorgte die Teilnehmer mit Hintergrundinformationen über den Club, damit Lion Lewis weiterhin den Gruppen-Chat verwalten und Fragen beantworten konnte.
Es ist wichtig, weiter zu machen und sich durch Fehler oder technische Problem nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. „Bewerten Sie die Veranstaltung nicht zu kritisch“, rät Lion Lewis. „Den meisten wird es gar nicht auffallen, wenn Sie einen Teil der Tagesordnung überspringen oder etwas weggelassen haben. Die Teilnehmer freuen sich, Teil der Veranstaltung sein zu dürfen, und sind für Ihre Bemühungen sehr dankbar. Nehmen Sie das, was Sie gelernt haben und machen Sie die nächste Veranstaltung einfach besser.“
Lions Lewis rechnet den Erfolg des Distrikts A-12 während der COVID-19-Pandemie Distrikt-Governor James Jones an. „Er war derjenige, der erkannt hat, dass man nicht einfach aufhört. COVID-19 kam und wir hören nicht einfach auf“, erzählt Lion Lewis. „Er bringt uns auch weiterhin alle zusammen und gemeinsam planen und handeln wir. Er dachte überhaupt nicht daran, es zuzulassen, dass dieser Virus uns daran hindert, all die Dinge zu tun, die wir als Lions normalerweise auch getan hätten. Wir suchen einfach nur nach anderen Möglichkeiten, sie zu tun.“
Wenn Sie weitere Informationen erhalten möchten, wie Sie virtuelle Clubtreffen veranstalten und risikofrei helfen können, besuchen Sie die Seite Risikofrei helfen auf der Lions Clubs International Webseite.
Christy Karnatz ist Global Action Team Field Specialist für die USA und Kanada.
Die Coronavirus-Pandemie (COVID-19) hat verschiedene Auswirkungen auf Gemeinschaften in aller Welt. Um sicherzustellen, dass wir uns engagieren, ohne uns oder andere Risiken auszusetzen, wird empfohlen, dass Lions die Richtlinien der Centers for Disease Control, Weltgesundheitsorganisation und örtlichen Gesundheitsbehörden befolgen. Besuchen Sie auch unsere Webseite Risikofrei helfen, auf der Sie mehr dazu erfahren, wie Sie sich derzeit für Ihre Gemeinschaften engagieren können.
