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The Lions Blog 온라인 클럽(일반 클럽 포함) 조직을 위한 4가지 중점 사항
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온라인 클럽(일반 클럽 포함) 조직을 위한 4가지 중점 사항

Christy Karnatz 2020 년 11 월 02일
제임스 존스 지구총재가 베스 헤인츠만 차터클럽 회장에게 수여하는 원본 클럽 헌장 사진.

2020년 3월, 코로나바이러스(COVID-19) 팬데믹으로 인해 많은 라이온들이 집에 발이 묶여 활동이 어려워졌고, 지구 지도자들은 계속해서 지역사회에 봉사하기 위해 신생클럽을 조직하고 신입회원을 유치할 수 있는 방법에 대해 고민했습니다. 일반 라이온스클럽을 대면 참여와 형식적 절차 없이 온라인을 통해 조직한다는 것은 상상하기조차 어려운 일이었습니다.

그는 이 바이러스가 원래 라이온으로서 우리가 하는 모든 일들을 해나가는 데 걸림돌이 되도록 허락하지 않았습니다. 계속해서 우리가 해야 할 일들을 할 수 있는 다른 방법을 찾아냈습니다.

그렇다면 캐나다 최초로 일반 라이온스클럽을 온라인으로 조직한 라이온들은 어떻게 클럽 회의의 따뜻함과 동지애를 느끼며 의회 홀을 방문하는 기분을 느낄 수 있었을까요?

온타리오주 조지안 베이의 타운십에 위치한 백스터 워드(Baxter Ward) 라이온스클럽의 헌장의 밤을 몇 주 앞두고, 글로벌 액션팀 지역지도자인 크리스 루이스(Chris Lewis) 전지구총재는 계획된 헌장의 밤 대면 행사가 팬데믹 확산으로 인해 실제로 진행될 수 있을지에 대해 우려했습니다. 루이스는 이 행사를 온라인 형식으로 변경하는 아이디어를 클럽에 전했고, 클럽 회원들과 함께 일정을 수정했습니다.

루이스는 이번 온라인 헌장의 밤 기념행사가 A-12 지구에서 열린 대부분의 헌장의 밤 대면 행사와 크게 다르지 않다고 말합니다. “헌장의 밤을 개최한다면 아마도 그렇게 진행했을 것입니다. 다만, 저녁 식사로 로스트 비프를 먹었을지는 의문입니다.”라며 루이스는 웃었습니다.

이렇듯, 온라인 행사와 대면 행사에는 몇 가지 공통된 핵심 요소가 있으며, 온라인 행사에 맞게 몇 가지 수정할 점이 있을 뿐입니다.

참석자 명단 확장 및 유연성 유지하기
대면 또는 온라인 헌장의 밤 행사의 연사 및 참석자들을 어느 정도 기간을 앞두고 초청하는지 묻자 루이스는 이렇게 답했습니다. “날짜가 정해지는 대로 초청합니다. 많은 정치인들이 매우 바쁜 일정에도 불구하고, 관심 있는 행사에는 대부분 참석합니다.”

또한, 루이스는 바쁜 지도자들의 상황에 따라 행사 일정을 유연하게 조정할 것을 제안합니다. “하룻밤에 두세 가지의 행사를 진행해야 할 때는 행사 일정을 조정할 줄도 알아야 합니다. 이번 행사도 마찬가지로 그래야 했습니다. 시장, 지방 및 연방 정치인들은 이미 참석할 계획이었기 때문에 그들을 초청하는 일은 크게 어렵지 않았습니다.”라고 루이스는 전했습니다.

“일반적인 행사였다면, 지구 내 30-40명의 신입 라이온들과 30-40명의 추가 게스트들이 참석했을 것입니다. 인근 지역의 톰 고든(Tom Gordon) 국제이사와 같은 멋진 초청 연사가 참석했을 수도 있습니다.”라고 루이스는 덧붙였습니다. 하지만 온라인 행사의 경우, 국제3부회장이자 캐나다인인 패티 힐 박사(Dr. Patti Hil)와 같이 대면 행사였다면 정해진 예산으로 초대하기 힘든 게스트 및 연사들도 초청할 수 있습니다.

더 많고 다양한 참석자들과 소통할 수 있는 기회를 놓치지 마세요 - 온라인 행사에는 더 많은 사람들이 더 쉽게 참여할 수 있습니다.

흥미로운 시각 자료와 정보를 활용하여 참석자 소개 및 참여시키기
국가는 라이온스클럽 헌장의 밤의 시작을 알리는 데 자주 사용됩니다. 백스터 워드 헌장의 밤 주최측은 참석자들의 참여를 도모하기 위해 아름다운 캐나다 국가 영상을 공유하며 광활한 캐나다의 상공 경관과 문화 및 사람들의 모습을 보여주었습니다.

온라인 헌장의 밤의 또 하나의 감동적인 순간은 피터 쿼시에(Peter Koetsier) 시장이 토지에 대해 인정한 것이었습니다. 쿼시에 시장은 “이 클럽은 전통적으로 원주민들의 땅이었던 곳에 자리 잡게 되었습니다. 원주민들이 이 땅을 계속해서 지켜왔고 오늘날의 지역을 형성해 왔습니다. 우리는 이에 대한 존경을 표하고 싶습니다.”라고 전했습니다. 현지 문화와 전통을 기념하고 인정할 때, 의미 있는 경험들이 한 층 더해지며 클럽과 지역사회 간의 더욱 견고한 관계가 형성됩니다.

온라인 헌장의 밤을 진행하며 참석자들의 참여를 높이기 위해, 대면 행사에 참석했을 참석자들의 문서와 사진을 캡처합니다. “지구총재 또는 지구 코디네이터가 보통 헌장의 밤 행사에서 입회식을 진행합니다.”라고 루이스는 말했습니다. “이번 행사의 경우, 이 과정을 보다 개별적으로 참여할 수 있도록 인증서에 얼굴 사진을 추가했습니다. 그렇게 하지 않으면, 30개의 이름과 수많은 카메라로 인해 문제가 발생할 수도 있습니다.”

33명의 클럽 차터회원들이 참여한 온라인 행사이므로 영상과 음성의 끊김 현상이 있었을 수도 있습니다. 이에 대한 해결책은 각 차터회원의 얼굴 사진이 있는 개별 파워포인트 슬라이드를 만드는 것이었습니다. 회원 소개는 15년간 이 지역에 거주한 베스 헤인츠만(Beth Heintzman) 차터클럽회장이 맡았습니다.

“보통은 행사 중에 액자로 된 헌장을 수여하기 때문에, 나중에 전달할 수 있도록 헌장을 스캔했습니다.” 액자로 된 헌장은 추후에 클럽에 직접 전달될 것입니다.

온라인 행사 개최 전, 온라인 회의 플랫폼을 여러 번 사용해보고 익히기
맥도날드 사의 총괄 매니저인 루이스는 10년이 넘도록 교육을 담당해 왔습니다. 또한, 2017년 라이온스 공인 강사 프로그램(LCIP) 및 2011년 국제협회 강사 양성 과정(FDI)을 수료하기도 했습니다. 루이스는 온라인 행사에 대해, 연수 세션과 같은 조언을 전합니다.

“연수 세션에 중요한 것은 항상 사전에 충분한 시간을 갖는 것입니다.”라고 루이스가 전했습니다. “장소를 준비하고, 모든 장비를 점검하고, 프로젝터의 음성과 다른 모든 것들이 제대로 작동하는지 확인해야 합니다.”

“이런 준비는 온라인 회의에도 똑같이 적용됩니다.”라고 루이스는 덧붙였습니다. “사람들은 모두가 쉽게 5대 1로 로그인할 수 있다고 생각하는데 그렇지 않습니다. 온라인 회의에도 모든 준비 작업이 필요합니다. 고투미팅(GoTo Meeting) 또는 여러분이 사용하는 플랫폼에서 음성이 잘 전달되고 있는지 확인해야 합니다. 행사에 참여하는 모든 사람들이 플랫폼 사용법을 숙지하고 있는지 확인해야 합니다.

이번 행사에 대해 루이스는 이렇게 전했습니다. “사회자와 같은 주요 진행자들은 하루 전에 미리 사전 연습을 진행했습니다.”

시장과 같이 사전 연습에 참여할 수 없는 참석자들에 대해서는 이렇게 설명했습니다. “이런 분들은 20-30분 전에 로그인하도록 권유하여, 음성, 카메라가 제대로 작동되는지, 어떻게 사용해야 하는지 알 수 있도록 했습니다.”

온라인 및 대면 행사에서 주요 참석자들과 일정을 공유하는 것도 좋은 준비 과정입니다. “우리는 일정이 어떻게 진행되는지 간략하게 설명했습니다. 일정을 미리 공유함으로써 참석자들이 행사에 대해 예상할 수 있도록 하는 것은 모든 회의에 대한 이상적인 준비 과정입니다.”라고 루이스는 전했습니다.

유머 감각을 유지하며 계속 진행하기
모든 행사는 아무리 많이 준비해도 크고 작은 사고가 발생하기 마련입니다. 이러한 행사를 준비할 때면, 루이스는 항상 필요할 때 도움을 줄 수 있는 팀원을 몇 명씩 준비해둡니다.

행사 중 지구총재의 음성이 끊겼을 때, 러스 로버트(Ruth Roberts) 글로벌 회원증강팀 코디네이터는 적막한 순간에 클럽에 대한 정보를 화면에 띄워 루이스가 채팅창을 계속해서 운영하고 질문에 답할 수 있도록 도왔습니다.

핵심은 계속해서 진행을 이어나가며 실수나 작은 사고가 있어도 진행을 멈추지 않는 것입니다. “행사가 어떻게 될지 너무 심각하게 생각하지 마세요.”라고 루이스는 조언합니다. “대부분의 사람들은 일정의 일부를 건너 뛰거나 무언가 생략된 것이 있어도 알아채지 못합니다. 참석자들은 행사에 참여하는 것을 기쁘게 생각하며 여러분의 노력에 매우 감사해할 것입니다. 행사를 통해 배운 것들을 활용하여 다음 기회엔 더 나은 모습을 보일 수 있도록 노력합니다.”

루이스는 COVID-19 팬데믹 기간 중 A-12 지구의 성공에 대한 많은 공을 제임스 존스(James Jones) 지구총재에게 돌린다고 전했습니다. “그는 멈추면 안 된다는 것을 잘 알고 있었습니다. COVID-19가 우리 모두를 덮쳐도 그는 멈추지 않았습니다.”라고 루이스는 덧붙였습니다. “그는 계속해서 모든 동료 라이온들을 한 데 모아 계획과 행동을 하나하나 실천해나갔습니다. 그는 이 바이러스가 원래 라이온으로서 우리가 하는 모든 일들을 해나가는 데 걸림돌이 되도록 허락하지 않았습니다. 계속해서 우리가 해야 할 일들을 할 수 있는 다른 방법을 찾아냈습니다.”

온라인 회의 개최 및 안전하게 봉사하기에 대한 자세한 내용은 국제협회 웹사이트 안전하게 봉사하기 페이지에서 확인하실 수 있습니다.


Christy Karnatz는 미국 및 캐나다 글로벌 액션팀 현장 스페셜리스트로 활동하고 있습니다.

코로나19의 세계적 확산으로 인해 세계 전역에서 다양한 어려움을 겪게 되었습니다. 각 지역에서 안전하게 봉사할 수 있도록 라이온 여러분께서는 질병통제센터 또는 세계보건기구 및 지역 보건당국의 지침을 준수해 주시기 바랍니다. 안전하게 봉사하기 페이지에서 지역사회에 안전하게 봉사하도록 여러분께 도움을 드리는 자료를 확인하세요.