2020年3月，新冠疫情（COVID-19）让许多狮友待在家中，区领导开始担心如何才能继续成立新会，并为服务社区增加新的成员。由于缺少面对面的交流和仪式感，通过网络虚拟成立一个传统分会的想法令人难以想象。
他不会让病毒阻碍狮友们的日常工作。而是寻找开展工作的其他方法。
那么，加拿大首次以网络方式为一个传统分会举行授证的活动是如何做到让人感到像是在一个充满了热情和友善的分会聚会中参观了议会大厦的呢？
在加拿大安大略省Georgian Bay城，全球行动团队地区领导人、前总监Chris Lewis在Baxter Ward狮子分会授证之夜的几周前开始担心：在疫情蔓延的形势下，原计划的现场分会授证活动能否举行？Lewis向该分会提出了改为网络授证的想法，并和分会会员一起对日程进行修改。
Lewis注意到，这种网络授证的庆祝方法与A-12区之前举办的现场授证之夜并没有太大不同。Lewis笑着说： “我们之前做过授证之夜活动，网络授证的形式大概也将与其类似。只不过，你知道，现场活动的话，我们晚餐是可以吃上味道不怎么样的烤牛肉的。”
尽管如此，我们仍然需要注意几个对于网络授证和现场授证都非常关键的因素，以及网络授证需要进行的一些调整。
扩展参会名单，并保持灵活性
当Lewis被问道他建议提前多久开始邀请演讲人和嘉宾出席现场或网络授证活动时，他回答说， “我会在日期确定后立即开始。很多政治家的日程都很忙，不过只要他们做出承诺，一般是不会变的。”
Lewis还建议，日程要有灵活性，以便应对忙碌的领导人的时间安排。Lewis说： “你的日程也要能够调整，因为有些时候那些领导人一晚上需要出席两三个活动。所以我们的日程也要灵活。邀请市长、省和联邦政治家出席并不困难，他们已经计划出席了。”
Lewis补充说： “传统形式的授证一般会有30到40名新狮友会员，以及30到40名来自本区的嘉宾。” “我们本来还有可能请到住在附近的Tom Gordon国际理事这样的贵宾的。” 但是，网络授证的方式也让他们得以邀请到在现场活动的情况下由于预算原因无法邀请到的嘉宾和演讲人，比如狮子会国际第三副总会长派蒂·希尔博士。
请抓住这样的机会，与更广泛的嘉宾联系——用网络的方式可以更方便的见到他们。
运用吸引人的视觉效果和信息来介绍参会者并促进参与
国歌往往是狮子会授证之夜的内容之一。为鼓励参与，在Baxter Ward分会授证之夜上播放了一支美丽感人的加拿大国歌影片，展示了加拿大各地的风光以及文化和人民生活概览。
此次网络授证的另一个感人环节是市长Peter Koetsier对这片土地的赞许。市长在发言中赞扬该分会 “位于原住民居住土地上。他们仍在关爱这这片土地。如今他们仍在塑造这片区域，我们必须向他们致敬。”庆祝和宣扬当地文化和传统能升华活动的体验，并在分会和社区之间形成更紧密的联系。
在网络授证之夜上，保持参会人员参与的一个重要手段是要展示在现场活动中会使用的文件和出席的人物。 Lewis说， “一般由总监或区协调员在庆典上来为新会员授证，而在网络授证的情况下，为了让意识更人性化，他们在每个人的证书上加上了照片。不这样做的话，面对30多个名字，还有那么多的摄像头，可能会搞混的。”
而在有33名授证会员的情况下，整个网络活动可能会出现影像和声音卡慢的情况。解决办法是为每位授证会员制作一张带有照片的PowerPoint投影片。授证分会会长Beth Heintzman是在当地社区居住了15年的居民，由她介绍新会员。
Lewis补充说， “一般情况下还会在庆典上向新会员递交一份装裱好的章程，所以在网络授证的情况下，他们扫描了章程以便展示。”而装裱好的章程实物则可以后发放给分会会员本人。
在主持网络活动之前，请练习使用您的网络平台工具一两次甚至多次
Lewis是麦当劳集团的一名总经理，有10多年的培训经验。他还参加了2017年狮子会认证讲师计划 (LCIP)以及2011年狮子会讲师发展学院 (FDI)。他对网络活动和对培训课程有着同样的建议。
Lewis说， “准备培训课程的一项重点是，你总是需要预留出充分的时间提前抵达会场。” “你需要准备房间、检查所有设备、确保投影仪能够正常工作，还有音像设备等等。”
他补充说， “在为网络会议做准备时也需要做同样的事情。” “我想有些人可能以为，只要提前几分钟登录系统就好了。但实际上这样可不行。你还是要做所有的准备工作。你需要确保在GoTo Meeting或其他你用的平台上，声音效果正常。你需要确保所有参加的人知道怎么使用这一平台。”
Lewis说， “在活动的前一天，我们组织司仪和其他关键人员进行一次演练。” 针对市长及其他无法参加演练的人员，Lewis说， “我们建议他们提前20分钟到半个小时登录，检查声音和摄像头是否有问题，以及确保了解操作方法。”
另外，无论是现场会议还是网络会议，和关键人员分享日程都是很好的做法。 Lewis说： “我们向他们详细介绍了日程安排。提前向他们分享了日程。这种做法能让参会者有所准备，因此对于所有会议来说都是理想的做法。”
保持幽默感，持续推动会议
无论如何充分准备，总有可能出现问题，任何活动都是这样。当组织这类活动的时候，Lewis总是安排几位团队成员随时待命，在需要的时候提供帮助。
在这次的活动期间，总监的声音消失了一段时间，而全球会员发展团队协调LewisRoberts在这段时间介绍了分会的基本信息，缓解了尴尬局面，让Lewis得以继续用聊天栏回答问题。
最关键的是要持续推动会议，不要让中途出现的错误或问题影响你采取行动。Lewis建议说： “对于活动的效果不要过于苛刻。” “大多数人意识不到你是不是跳过了日程中的部分内容或者漏掉了什么内容。参会人员因为能够参加活动而非常兴奋，会非常感谢你的努力。如果出现错误，你只需要吸取教训，下次改进就好了。”
Lewis说： “A-12区在新冠疫情期间取得的成功很大程度上归功于总监James Jones。他确实在鼓励我们不要停下脚步。新冠疫情来了，但我们不能停滞。” 他继续把所有的团队成员团结在一个计划、一个行动之下。他不会让病毒阻碍狮友们的日常工作。而是寻找开展工作的其他方法。
了解更多关于如何组织网络会议和进行安全服务的方法，请访问国际狮子会网站的安全服务网页。
Christy Karnatz是全球行动团队美国和加拿大的一线专员。
新冠病毒疫情以不同的方式影响了世界各地的社区。为了确保我们无论身在何处都能安全地服务，狮子会应遵循疾病控制中心、世界卫生组织或当地卫生部门的指导。请访问我们的安全服务页面，查阅上面有助您安全地为社区服务的资源。
