En marzo de 2020, la pandemia del coronavirus (COVID-19) dejó a muchos Leones varados en casa y los líderes distritales se preguntaron cómo podrían seguir fundando clubes nuevos y atrayendo a socios para servir a sus comunidades. La idea de fundar virtualmente un club tradicional resultaba difícil de imaginar sin el compromiso y la formalidad de hacerlo en persona.
No iba a permitir que este virus se interpusiera en el camino de hacer todo lo que hacemos normalmente como Leones. Simplemente encontró maneras diferentes de hacerlo.
Por ello, ¿por qué parecía que la primera entrega virtual de la carta constitutiva de un club tradicional en Canadá era como una visita a los pasillos del Parlamento, con la calidez y la camaradería de una reunión de club?
Un par de semanas antes de la noche de entrega de la carta constitutiva del Club de Leones de Baxter Ward en el municipio de Georgian Bay de Ontario, el Exgobernador de Distrito y Líder del Equipo Global de Acción del Área Chris Lewis, estaba preocupado porque no sabía si el evento de entrega de la carta constitutiva planificado para que fuera presencial iba a poder llevarse a cabo, dado que la pandemia se estaba propagando. Lewis se comunicó con el club con la idea de cambiar el evento a un formato virtual y trabajó con los socios del club para modificar el programa.
Lewis señalaba que esta celebración virtual del evento de entrega de la carta constitutiva no fue muy diferente de la mayoría de los eventos de entrega de la carta constitutiva en persona que se habían llevado a cabo en el Distrito A-12. “Si hubiéramos seguido adelante con la noche de entrega de la carta constitutiva, probablemente hubiera resultado igual. Excepto que hubiéramos comido carne asada durante la cena”, comentaba Lewis sonriendo.
No obstante, hay algunos factores que son clave para ambos eventos de entrega de carta constitutiva, virtuales o presenciales, y deben hacerse algunos ajustes para los eventos virtuales.
Ampliar la lista de asistentes y mantenerse flexible
Cuando se le preguntó con cuánta antelación recomienda invitar a los oradores e invitados a los eventos de entrega de carta constitutiva presenciales o virtuales, Lewis respondió: “Yo lo haría tan pronto como se fija la fecha. Muchos de estos políticos tienen agendas muy apretadas, pero una vez que se comprometen con algo, por lo general cumplen”.
Lewis también sugiere ser flexible con el programa para acomodar a los líderes que tienden a estar muy ocupados. “Se tiene que estar dispuesto a adaptar también el programa, porque a veces intentan asistir a dos o tres eventos en una noche. Es lo que tuvimos que hacer para este evento. No fue difícil conseguir que vinieran el alcalde y algunos políticos provinciales y federales; porque ya estaban planeando asistir”, decía Lewis.
“Tradicionalmente hubiéramos sido de 30 a 40 Leones nuevos y unos 30 o 40 invitados adicionales del distrito. Quizás hubiéramos podido atraer a un orador invitado distinguido como el Director Internacional Tom Gordon, que estaba cerca”, agregaba Lewis. Pero al estar en línea, pudimos invitar a participar a otros oradores y Leones que no habrían tenido el presupuesto para poder venir al evento en persona, como fue el caso de la Tercera Vicepresidenta Internacional de la Asociación, la Dra. Patti Hill de Canadá.
No pierdan la oportunidad de conectarse con diferentes invitados, el evento es en línea, así que a ellos les será más fácil participar.
Usar imágenes e información convincentes para presentar e involucrar a los asistentes
Los himnos nacionales a menudo forman parte de las noches de entrega de la carta constitutiva de los clubes de Leones. Para involucrar a los asistentes, los organizadores de la noche de entrega de la carta constitutiva del club Baxter Ward presentaron un hermoso vídeo del himno nacional canadiense, mostrando vistas aéreas de Canadá y atisbos de su cultura y gente.
Otro elemento conmovedor de la noche del evento virtual de la entrega de la carta constitutiva fue el discurso del alcalde Peter Koetsier. En su disertación reconoció que este club estaba “en tierras que tradicionalmente habían sido ocupadas por comunidades indígenas, que siguen cuidando esta tierra, que siguen definiendo nuestra área hoy, y queremos mostrar respeto”. Celebrar y reconocer la cultura y la tradición locales agrega una capa de experiencia significativa y crea una mayor conexión entre el club y la comunidad.
Una de las maneras más importantes de mantener involucrados a los asistentes durante el evento virtual de entrega de la carta constitutiva es mostrar imágenes de documentos y personas que habrían estado presentes si el evento hubiera sido presencial. “El gobernador de distrito o el coordinador de distrito hubieran estado a cargo de la juramentación en la ceremonia", decía Lewis. “En este caso, para hacerlo un poco más personal, tomaron los certificados y añadieron fotos de primeros planos. Si no se hace esto, uno se encuentra con 30 nombres y muchas cámaras, lo que puede crear problemas”.
Con 33 socios fundadores del club, el vídeo y audio del evento virtual probablemente se hubieran mostrado entrecortados. La solución fue crear diapositivas individuales de PowerPoint con un primer plano de cada socio fundador. Los socios fueron presentados por la presidenta del club, Beth Heintzman, que lleva 15 años residiendo en esta comunidad.
Lewis agregó, “Normalmente se entrega la carta constitutiva enmarcada durante la ceremonia, por lo que escanearon la carta constitutiva para poder presentarla”. La carta constitutiva enmarcada puede presentarse al club en persona en una fecha posterior.
Practicar el uso de la herramienta de entrega virtual una, dos o incluso más veces antes de organizar el evento virtual
Lewis, que ocupa el cargo de director general en la corporación McDonald's, tiene más de 10 años de experiencia en capacitación. También es un antiguo alumno del Programa Leonístico de Instructores Certificados (PLIC), en el que participó en 2017, y del Instituto de Capacitación Docente (ICD), en el que participó en 2011. Los consejos que ofrece para los eventos virtuales son los mismos que para las sesiones de capacitación.
“Una de las cosas que hay que hacer con las sesiones de capacitación es llegar siempre con suficiente tiempo de antelación”, comentaba Lewis. “Hay que preparar el salón, revisar el equipo, asegurarse de que el proyector, el audio y todo lo demás funcionen”.
“Esas son exactamente las mismas cosas que hay que hacer para una reunión virtual”, agregaba. “Creo que muchos asumen que se puede iniciar la sesión cinco minutos antes de la hora programada, pero no es así. Hay que hacer todo el trabajo de preparación. Hay que asegurarse de que el audio funcione en GoTo Meeting o la plataforma que esté utilizando. Hay que asegurarse de que todas las personas que participan sepan cómo usarlo”.
Lewis decía que para este evento, “Practicamos la víspera con los participantes clave, como el maestro de ceremonias y otros”. Para algunas personas como el alcalde y aquellos que no pudieron asistir a la práctica la víspera, “Les sugerimos que iniciaran la sesión media hora antes para asegurarse de que su audio y su cámara funcionaban bien y que sabían lo que tenían que hacer”.
También es una buena práctica que tanto para los eventos virtuales como los presenciales se comparta el programa con las partes interesadas clave. “Les indicamos de manera sucinta cómo iba a ser el programa”, decía Lewis. “Compartimos el programa con antelación, lo cual es buena práctica con cualquier reunión para que la gente sepa qué esperar”.
Mantener el sentido del humor y seguir adelante
Al igual que con cualquier evento, es probable que haya contratiempos, independientemente de cuánto se prepare uno. Al organizar un evento de este tipo, Lewis siempre tiene un par de miembros del equipo en reserva para que lo ayuden en caso necesario.
Cuando se perdió el audio del Gobernador del Distrito durante una parte del evento, la Coordinadora del Equipo Global de Aumento de Socios Ruth Roberts empezó a hablar de los antecedentes del club, lo que le permitió a Lewis seguir gestionando el chat y responder preguntas.
La clave es seguir adelante y no dejar que los errores o las dificultades que ocurran en el camino le impidan tomar medidas. “No sean demasiado críticos con el resultado del evento”, aconsejaba Lewis. “La mayoría de la gente no se dará cuenta si se salta u olvida una parte del programa. Los participantes están muy emocionados de ser parte del evento y están muy agradecidos por sus esfuerzos. Se toma lo que se ha aprendido en el evento y se trabaja para que el siguiente salga mejor”.
Lewis comentaba que atribuía el éxito del Distrito A-12 durante la pandemia del COVID-19 al Gobernador de Distrito James Jones. “Reconoció realmente que no hay que detenerse. Aunque llegó el COVID-19, no había que detenerse”, decía Lewis. “Sigue reuniendo a todos los interesados en un plan, una acción. No iba a permitir que este virus se interpusiera en el camino de hacer todo lo que hacemos normalmente como Leones. Simplemente encontró maneras diferentes de hacerlo”.
Para obtener más información sobre cómo organizar reuniones virtuales y servir de manera segura, visite la página de Servir de manera segura en el sitio web de la Asociación.
Christy Karnatz es especialista de campo del Equipo Global de Acción para Estados Unidos y Canadá.
La pandemia del coronavirus (COVID-19) ha impactado a las comunidades de todo el mundo de diferentes maneras. Para asegurarse de que estemos sirviendo de manera segura dondequiera que vivamos, los Leones deben seguir las pautas de los Centros para el Control de Enfermedades, de la Organización Mundial de la Salud o de as autoridades sanitarias locales. Visite nuestra página Servir con seguridad para obtener recursos que pueden ayudarlo a servir con seguridad a su comunidad.
