2020年3月，新冠疫情（COVID-19）讓許多獅友待在家中，區領導開始擔心如何才能繼續成立新會，並為服務社區增加新的成員。由於缺少面對面的交流和儀式感，透過網路虛擬成立一個傳統分會的想法令人難以想像。
「他不會讓病毒阻礙獅友們的日常工作。而是尋找開展工作的其他方法。」
那麼，加拿大首次以網路方式為一個傳統分會舉行授證的活動是如何做到讓人感到像是在一個充滿了熱情和友善的分會聚會中參觀了議會大廈的呢？
在加拿大安大略省Georgian Bay城，全球行動團隊地區領導人、前總監Chris Lewis在Baxter Ward獅子分會授證之夜的幾周前開始擔心：在疫情蔓延的形勢下，原計劃的現場分會授證活動能否舉行？Lewis向該分會提出了改為網路授證的想法，並和分會會員一起對日程進行修改。
Lewis注意到，這種網路授證的慶祝方法與A-12區之前舉辦的現場授證之夜並沒有太大不同。「我們之前做過授證之夜活動，網路授證的形式大概也將與其類似。只不過，你知道，現場活動的話，我們晚餐是可以吃上味道不怎麼樣的烤牛肉的。」Lewis笑著說。
儘管如此，我們仍然需要注意幾個對於網路授證和現場授證都非常關鍵的因素，以及網路授證需要進行的一些調整。
擴展參會名單，並保持靈活性
當Lewis被問道他建議提前多久開始邀請演講人和嘉賓出席現場或網路授證活動時，他回答說，「我會在日期確定後立即開始。很多政治家的日程都很忙，不過只要他們做出承諾，一般是不會變的。」
Lewis還建議，日程要有靈活性，以便應對忙碌的領導人的時間安排。Lewis說，「你的日程也要能夠調整，因為有些時候那些領導人一晚上需要出席兩三個活動。所以我們的日程也要靈活。邀請市長、省和聯邦政治家出席並不困難，他們已經計劃出席了。」
「傳統形式的授證一般會有30到40名新獅友會員，以及30到40名來自本區的嘉賓。」Lewis補充說，「我們本來還有可能請到住在附近的Tom Gordon國際理事這樣的貴賓的。」但是，網路授證的方式也讓他們得以邀請到在現場活動的情況下由於預算原因無法邀請到的嘉賓和演講人，比如獅子會國際第三副總會長派蒂·希爾博士。
請抓住這樣的機會，與更廣泛的嘉賓聯絡 — 用網路的方式可以更方便的見到他們。
運用吸引人的視覺效果和資訊來介紹參會者並促進參與
國歌往往是獅子會授證之夜的內容之一。為鼓勵參與，在Baxter Ward分會授證之夜上播放了一支美麗感人的加拿大國歌影片，展示了加拿大各地的風光以及文化和人民生活概覽。
此次網路授證的另一個感人環節是市長Peter Koetsier對這片土地的讚許。市長在發言中讚揚該分會「位於原住民居住土地上。他們仍在關愛這這片土地。如今他們仍在塑造這片區域，我們必須向他們致敬。」慶祝和宣揚當地文化和傳統能升華活動的體驗，並在分會和社區之間形成更緊密的聯繫。
在網路授證夜上，保持參會人員參與的一個重要手段是要展示在現場活動中會使用的文件和出席的人物。 Lewis說，「一般由總監或區協調員在慶典上來為新會員授證，而在網路授證的情況下，為了讓意識更人性化，他們在每個人的證書上加上了照片。不這樣做的話，面對30多個名字，還有那麼多的攝像頭，可能會搞混的。」
而在有33名授證會員的情況下，整個網路活動可能會出現影像和聲音卡慢的情況。解決辦法是為每位授證會員製作一張帶有照片的PowerPoint投影片。授證分會會長Beth Heintzman是在當地社區居住了15年的居民，由她介紹新會員。
Lewis補充說，「一般情況下還會在慶典上向新會員遞交一份裝裱好的章程，所以在網路授證的情況下，他們掃描了章程以便展示。」而裝裱好的章程實物則可以後發放給分會會員本人。
在主持網路活動之前，請練習使用您的網路平台工具一兩次甚至多次
Lewis是麥當勞集團的一名總經理，有10多年的培訓經驗。他還參加了2017年獅子會認證講師計劃 (LCIP)以及2011年獅子會講師發展學院 (FDI)。他對網路活動和對培訓課程有著同樣的建議。
Lewis說，「準備培訓課程的一項重點是，你總是需要預留出充分的時間提前抵達會場。」「你需要準備房間、檢查所有設備、確保投影儀能夠正常工作，還有音像設備等等。」
他補充說，「在為網路會議做準備時也需要做同樣的事情。」「我想有些人可能以為，只要提前幾分鐘登錄系統就好了。但實際上這樣可不行。你還是要做所有的準備工作。你需要確保在GoTo Meeting或其他你用的平台上，聲音效果正常。你需要確保所有參加的人知道怎麼使用這一平台。」
Lewis說，「在活動的前一天，我們組織司儀和其他關鍵人員進行一次演練。」 針對市長及其他無法參加演練的人員，Lewis說，「我們建議他們提前20分鐘到半個小時登錄，檢查聲音和攝像頭是否有問題，以及確保了解操作方法。」
另外，無論是現場會議還是網路會議，和關鍵人員分享日程都是很好的做法。
Lewis說，「我們向他們詳細介紹了日程安排。提前向他們分享了日程。這種做法能讓參會者有所準備，因此對於所有會議來說都是理想的做法。」
保持幽默感，持續推動會議
無論如何充分準備，總有可能出現問題，任何活動都是這樣。當組織這類活動的時候，Lewis總是安排幾位團隊成員隨時待命，在需要的時候提供幫助。
在這次的活動期間，總監的聲音消失了一段時間，而全球會員發展團隊協調LewisRoberts在這段時間介紹了分會的基本資訊，緩解了尷尬局面，讓Lewis得以繼續用聊天欄回答問題。
最關鍵的是要持續推動會議，不要讓中途出現的錯誤或問題影響你採取行動。Lewis建議說，「對於活動的效果不要過於苛刻。」「大多數人意識不到你是不是跳過了日程中的部分內容或者漏掉了什麼內容。參會人員因為能夠參加活動而非常興奮，會非常感謝你的努力。如果出現錯誤，你只需要吸取教訓，下次改進就好了。」
Lewis說，A-12區在新冠疫情期間取得的成功很大程度上歸功於總監James Jones。Lewis說，「他確實在鼓勵我們不要停下腳步。新冠疫情來了，但我們不能停滯。他繼續把所有的團隊成員團結在一個計劃、一個行動之下。他不會讓病毒阻礙獅友們的日常工作。而是尋找開展工作的其他方法。」
了解更多關於如何組織網路會議和進行安全服務的方法，請訪問國際獅子會網站的安全服務網頁。
Christy Karnatz是全球行動團隊美國和加拿大的一線專員。
新冠病毒疫情以不同的方式影響了世界各地的社區。為了確保我們無論身在何處都能安全地服務，獅子會應遵循疾病控制中心、世界衛生組織或當地衛生部門的指導。請訪問我們的安全服務頁面，查閲上面有助您安全地為社區服務的資源。
