Med början i mars 2020 orsakade pandemin med coronaviruset (COVID-19) att många medlemmar tvingades stanna hemma och många distriktsledare undrade hur de skulle kunna fortsätta att chartra nya klubbar och tillföra de nya medlemmar som behövs för att kunna hjälpa till i samhället. Tanken att chartra en ny traditionell klubb virtuellt var svår att föreställa sig utan det personliga engagemanget och formaliteterna.
Han tänkte inte låta viruset hindra honom från att göra alla de saker han normalt skulle göra som medlem. Han hittade bara andra vägar att göra det.
Så kändes det allra första bildandet av en virtuell klubb i Kanada som ett besök till parlamentet med värme och kamratskap som vid ett klubbmöte?
Ett par veckor innan charterfesten i Baxter Ward Lions Club i Georgian Bay, Ontario, Kanada, blev det globala arbetsteamets områdesledare, tidigare distriktsguvernör Chris Lewis, orolig över om den planerade charterfesten skulle kunna genomföras alls på grund av den snabbt växande pandemin. Lewis framförde en idé till klubben att förändra charterfesten till ett virtuellt format och samarbetade med klubben för att anpassa dagordningen.
Lewis noterade att den virtuella charterfesten inte var så olika de flesta vanliga charterfester som genomförs i distrikt A-12. ”Om vi hade fortsatt med de ursprungliga planerna för charterfesten hade det nog gått vägen, men vi kanske hade haft en tveksam rostbiff till middag”, skrattar Lewis.
Med det sagt kan man konstatera att det finns ett antal faktorer som är viktiga både för virtuella och vanliga charterfester samt ett par anpassningar för virtuella evenemang.
Utöka listan över deltagare och var flexibel
På frågan om hur långt i förväg han föreslår att bjuda in talare och gäster till en vanlig eller virtuell charterfest sade Lewis: ”Jag skulle göra det så snart datumet var bestämt. Många av dessa politiker har många bokade möten, men när de har åtagit sig något brukar de alltid komma.”
Lewis föreslår även att vara flexibel med dagordningen, för att tillgodose upptagna ledare. ”Du måste även kunna anpassa dagordningen, för ibland försöker de delta i två eller tre möten på en kväll. Vi måste göra det även för det virtuella mötet. Det var inte svårt att få borgmästaren samt provinsiella och federala politiker att komma, för de hade redan planerat att delta”, sade Lewis.
”Traditionellt hade det varit 30-40 nya medlemmar och 30-40 ytterligare gäster från distriktet. Kanske skulle vi även kunnat få hit bra gästtalare som internationell direktor Tom Gordon som var i närheten”, tillade Lewis. Men att vara på nätet gjorde det möjligt för dem att bjuda in andra gäster och talare som de annars inte hade haft råd att bjuda in till en vanlig charterfest, till exempel Lions Clubs Internationals tredje vice president Dr. Patti Hill från Kanada.
Missa inte möjligheten att bjuda in ett större antal deltagare. Ni kommer att vara på nätet, så det kommer vara enklare för dem att delta.
Använd berörande bilder och information för att presentera och för att engagera deltagarna
Nationalsånger är ofta ett vanligt inslag vid Lions charterfester. För att engagera deltagarna spelade organisatörerna bakom charterfesten i Baxter Ward Lions Club en vacker och gripande video med Kanadas nationalsång, vilken visade svepande flygbilder av Kanada samt glimtar av dess kultur och människor.
Ett annat berörande inslag i den virtuella charterfesten var den landbekräftelse som framfördes av borgmästare Peter Koetsier. Hans tal informerade att hans klubb fanns ”på mark som traditionellt beboddes av ursprungsbefolkningen. De fortsätter att vårda denna mark. De fortsätter att forma vårt område i dag och vi vill visa vår respekt.” Att fira och uppmärksamma lokal kultur och lokala traditioner gör upplevelsen mer meningsfull samt skapar bättre kontakt mellan klubben och samhället.
Ett av de allra viktigaste sätten att hålla deltagarna engagerade under en virtuell charterfest är att visa dokument och människor på ett bra sätt, vilka hade funnits på plats vid en vanlig charterfest. ”Distriktsguvernören och distriktets koordinator brukar vanligtvis installera de nya medlemmarna vid ceremonin”, sade Lewis. ”Den här gången, och för att göra det mer personligt, tog de certifikaten och lade till en bild. Om man inte gör det har du 30 namn och många kameror, vilket kan orsaka problem.”
Med 33 chartermedlemmar i klubben hade hela evenemanget sannolikt drabbats av hackig bild och dåligt ljud. Så lösningen var att skapa individuella PowerPoint-bilder med ett foto av varje chartermedlem. Medlemmarna presenterades av klubbens charterpresident Beth Heintzman som har bott 15 på orten.
Lewis tillade: ”Normalt hade vi ramat in charterbrevet och överlämnat det vid ceremonin, men nu skannade vi det för att kunna överlämna det.” Det inramade charterbrevet kan överlämnas till klubben vid ett senare tillfälle.
Öva på att använda din lösning för virtuella möten en, två och till och med fler gånger innan du genomför det virtuella evenemanget
Lewis är verkställande direktör vid McDonald’s Corporation och har mer än 10 års erfarenhet av utbildning. Han deltog även i programmet Lions certifierade instruktörer (LCIP) under 2017 och Lions utvecklingsinstitut för instruktörer (FDI) under 2011. Hans råd för virtuella evenemang är detsamma som hans råd för annan utbildning.
”En av de saker du gör inför vanlig utbildning är att alltid komma dit i god tid”, sade Lewis. ”Du gör i ordning rummet, kollar all utrustning, kollar att projektorn, ljudet och allt annat fungerar.”
”Detta är exakt samma saker du gör inför ett virtuellt möte”, tillade han. ”Vissa människor tror att du bara kan logga in fem minuter innan, men det fungerar inte. Du måste fortfarande göra alla förberedelser. Du måste kolla att ljudet fungerar på GoTo Meeting eller vad du nu använder. Du måste säkerställa att alla de som deltar i mötet vet hur man använder mötesverktyget.”
Lewis noterar att: ”Inför detta evenemang bad vi presentatören och andra att delta i ett testmöte dagen innan.”
För de som inte kunde delta i testmötet, såsom borgmästaren, berättade Lewis att: ”Vi föreslog att de skulle logga in runt 20 minuter innan, för att kolla att deras ljud fungerade, deras kamera fungerade och att de visste vad de skulle göra.”
Både för virtuella evenemang och vanliga evenemang är det bra att dela med sig av dagordningen med dem som kommer att presentera. ”Vi gav dem en kort genomgång av hur dagordningen skulle fungera”, sade Lewis. ”Vi delade med oss av dagordningen till dem i förväg, vilket är bra inför alla möten så att människor vet vad de kan förvänta sig.”
Se till att du har humor och var uthållig
Som vid alla evenemang finns det risk att misstag händer, oavsett hur mycket man har förberett. Vid genomförande av denna typ av evenemang har Lewis alltid ett par teammedlemmar i reserv som kan hjälpa honom vid behov.
När distriktsguvernörens ljud försvann under en del av evenemanget fyllde koordinatorn i det globala medlemsteamet, Ruth Roberts, tiden med bakgrundsinformation om klubben, vilket gjorde det möjligt för Lewis att hantera chatten och att svara på frågor.
Nyckeln är att fortsätta och inte låta små misstag eller tekniska problem under mötet hindra dig att göra rätt saker. ”Var inte alltför kritisk av hur evenemanget gick”, är ett råd Lewis ger. ”De flesta kommer inte att märka om du hoppade över en del av dagordningen eller om du missade något. Deltagarna är mycket glada över att vara en del av evenemanget och uppskattar verkligen dina insatser. Du tar med dig det du har lärt dig och jobbar helt enkelt vidare med att göra nästa möte bättre.”
Lewis sade att han ger stort beröm för framgångarna i distrikt A-12 under pandemin COVID-19 till distriktsguvernör James Jones. ”Han visade verkligen att man inte stannar upp. COVID-19 kom men man stannar inte upp”, sade Lewis. ”Han fortsätter att få med alla sina spelare på planen i en gemensam insats. Han tänkte inte låta viruset hindra honom från att göra alla de saker han normalt skulle göra som medlem. Han hittade bara andra vägar att göra det.”
För mer information om hur du genomför virtuella möten och deltar i säkra hjälpinsatser besöker du sidan om säkra hjälpinsatser på Lions Clubs Internationals webbplats.
Christy Karnatz är fältspecialist vid Lions Clubs International för det globala arbetsteamet i USA och Kanada.
Coronapandemin (COVID-19) har påverkat samhällen runt om i världen olika sätt. För att säkerställa att vi hjälper på säkra sätt, oavsett var vi bor, bör Lions följa riktlinjerna från USA:s nationella folkhälsomyndighet, världshälsoorganisationen eller lokala folkhälsomyndigheter. Besök vår sida om att hjälpa på säkra sätt för resurser om hur du kan hjälpa ditt samhälle.
