Em março de 2020, a pandemia do coronavírus (COVID-19) deixou muitos Leões trancados em casa, com os líderes distritais se perguntando como poderiam continuar fundando novos clubes e trazendo para eles os associados necessários para servir às comunidades. Era difícil de imaginar como fundar um clube tradicional virtualmente, sem o envolvimento em pessoa e a formalidade que sempre acontecem.
Ele não ia deixar esse vírus atrapalhar tudo que faríamos normalmente como Leões. Apenas encontrando maneiras diferentes de fazê-lo.
Então, como a primeiríssima fundação virtual de um clube tradicional canadense se pareceu com uma visita aos corredores do Parlamento, com o entusiasmo e a camaradagem de uma reunião de clube?
Algumas semanas antes da cerimônia de fundação do Lions Clube de Baxter Ward no município de Georgian Bay em Ontário no Canadá, o Líder de Área da Equipe Global de Ação, Ex-Governador de Distrito, Chris Lewis ficou preocupado se o evento planejado para a fundação presencial poderia realmente acontecer, dada a expansão da pandemia. Lewis abordou o clube com a ideia de mudá-lo para o formato virtual e trabalhou com os associados do clube para modificar a agenda.
Lewis acrescenta que o evento da cerimônia de fundação virtual não foi muito diferente da maioria das cerimônias de fundação presenciais realizadas no Distrito A-12. “Se tivéssemos prosseguido com a cerimônia de fundação, provavelmente seria assim. Exceto, você sabe, provavelmente teríamos um rosbife duvidoso no jantar”, Lewis riu.
Dito isso, existem alguns fatores que são essenciais para eventos de fundação tanto virtuais como presenciais - e alguns ajustes para os eventos virtuais.
Aumente a lista de participantes e seja flexível
Quando questionado sobre com que antecedência ele sugere que se convide os oradores e convidados para eventos de fundação presenciais ou virtuais, Lewis disse: “Eu convidaria assim que a data estiver definida. Muitos desses políticos têm agendas muito ocupadas, mas quando se comprometem com algo, geralmente cumprem”.
Lewis também sugere ser flexível com a agenda para acomodar líderes ocupados. “Você tem que conseguir adaptar a agenda também, porque às vezes eles tentam ir a dois ou três eventos em uma noite. Tivemos que fazer isso também para este. Não foi difícil conseguir que o prefeito, os políticos do estado e federais viessem - eles já haviam planejado comparecer”, disse Lewis.
“Tradicionalmente, seriam 30 a 40 novos Leões e mais 30 a 40 convidados do distrito. Talvez tivéssemos conseguido trazer um orador legal como o Diretor Internacional Tom Gordon, que estava por perto”, acrescentou Lewis. Mas estar online, permitiu que eles trouxessem outros convidados e oradores que não teriam orçamento para trazer a um evento presencial, como a Terceira Vice-Presidente de Lions Clubs International, a canadense Dra. Patti Hill.
Não perca a oportunidade de se conectar com uma variedade maior de convidados - você está online, então será mais fácil para eles aparecerem.
Use visuais e informações atraentes para apresentar e envolver os participantes
Os hinos nacionais costumam fazer parte das cerimônias de fundação dos Lions clubes. Para envolver os participantes, os organizadores da Cerimônia de Fundação do Baxter Ward mostraram um belo vídeo do hino nacional canadense, exibindo vistas aéreas arrebatadoras do Canadá e imagens da sua cultura e povo.
Outro elemento comovente da cerimônia virtual foi o reconhecimento da terra feito pelo prefeito Peter Koetsier. No seu depoimento, ele reconheceu que esse clube se encontrava “em terras tradicionalmente ocupadas por indígenas. Eles continuam cuidando desta terra. Continuam moldando nossa área hoje, e queremos demonstrar nosso respeito”. Celebrar e reconhecer a cultura e tradição local adiciona um significado especial ao evento, criando uma conexão maior entre o clube e a comunidade.
Uma das maneiras mais importantes de manter os participantes envolvidos durante uma cerimônia de fundação virtual é capturar imagens de documentos e pessoas que estariam presentes em um evento em pessoa. “O governador ou coordenador de distrito normalmente daria a posse na cerimônia”, disse Lewis. “Nesse caso, para torná-la um pouco mais pessoal, eles pegaram os certificados dos associados e adicionaram fotos de rosto. Se você não fizer isso, terá 30 nomes e muitas câmeras, o que pode causar problemas”.
Com 33 associados fundadores de clube, todo o evento na web provavelmente apresentaria instabilidade de vídeo e áudio. A solução foi criar slides individuais de PowerPoint com fotos de rosto de cada associado fundador. Os associados foram apresentados pela Presidente Fundadora do Clube, Beth Heintzman, residente há 15 anos na comunidade.
Lewis acrescentou: “Normalmente eles entregariam a carta constitutiva emoldurada durante a cerimônia, então eles escanearam a carta para poder fazer a entrega”. A carta constitutiva emoldurada pode então ser entregue ao clube pessoalmente em uma data posterior.
Pratique o uso da ferramenta usada para a sessão virtual uma, duas ou até muitas vezes antes de realizar o evento virtual
Lewis, gerente geral da Corporação McDonald, tem mais de 10 anos de experiência em treinamento. Ele também é ex-aluno do Programa de Instrutor Certificado do Lions (LCIP) de 2017 e do Instituto de Preparação de Instrutores (FDI) de Lions Clubs International de 2011. O seu conselho para eventos virtuais é o mesmo que tem para sessões de treinamento.
“Uma das coisas que você faz com as sessões de treinamento é sempre chegar ao local com bastante antecedência”, disse Lewis. “Você arruma a sala, verifica todo o equipamento, certifica-se de que o projetor esteja funcionando - o áudio e tudo mais”.
“Essas são exatamente as mesmas coisas que você faz em uma reunião virtual”, acrescentou. “Acho que as pessoas simplesmente presumem que você possa fazer o login com cinco minutos de antecedência, mas não é isso que acontece. Você ainda tem que fazer todo o trabalho de preparação. Você deve ter certeza de que o áudio esteja funcionando no GoTo Meeting ou no que quer que você esteja usando. Você precisa se certificar de que todas as pessoas que estejam participando saibam como usá-lo”.
Para este evento, Lewis observou: “Nossos principais participantes, como o mestre de cerimônias e outros, nós os trouxemos no dia anterior e fizemos um ensaio”. Para pessoas como o prefeito e aqueles que não puderam comparecer ao ensaio, Lewis disse: “Nós apenas sugerimos que eles se conectassem cerca de 20 minutos a meia hora antes para se certificarem de que o áudio estivesse funcionando, a câmera funcionasse e que eles soubessem o que fazer”.
Também é uma boa prática, para eventos virtuais e presenciais, repassar a agenda para os principais participantes. “Apresentamos a eles um breve resumo de como a agenda funcionaria”, disse Lewis. “Compartilhamos a agenda com eles com antecedência, o que é o ideal em qualquer reunião para que as pessoas saibam o que esperar”.
Mantenha o senso de humor e siga em frente
Como acontece com qualquer evento, podem ocorrer contratempos, independentemente de quanto você se prepare. Ao organizar um evento desse tipo, Lewis sempre reserva alguns membros da equipe para ajudá-lo quando necessário.
Quando o áudio do governador de distrito foi interrompido durante uma parte do evento, a Coordenadora da Equipe Global do Quadro Associativo, Ruth Roberts, preencheu o vazio com informações sobre o clube, permitindo que Lewis continuasse administrando o bate-papo e respondendo perguntas.
O importante é continuar e não permitir que erros ou falhas ao longo do caminho o impeçam de agir. “Não seja excessivamente crítico sobre o resultado do evento”, aconselhou Lewis. “A maioria das pessoas não vai perceber se você pular parte da agenda ou se esquecer de algo. Os participantes estão extremamente entusiasmados por fazer parte do evento e são muito gratos pelos seus esforços. Você pega o que aprendeu com o evento e simplesmente trabalha para tornar o próximo melhor”.
Lewis disse que atribui muito crédito ao governador de distrito James Jones pelo sucesso do Distrito A-12 durante a pandemia COVID-19. “Ele realmente reconheceu que não tem como parar. A COVID-19 veio e não deu para parar”, disse Lewis. “Ele continua a reunir todos os seus jogadores em um plano, uma ação. Ele não ia deixar esse vírus atrapalhar tudo que faríamos normalmente como Leões. Apenas encontrando maneiras diferentes de fazê-lo”.
Para obter mais informações sobre como realizar reuniões virtuais e servir com segurança, visite a página Servir com segurança no site de Lions Clubs International.
Christy Karnatz é especialista em campo da Equipe Global de Ação para os EUA e Canadá.
A pandemia de coronavírus (COVID-19) impactou comunidades em todo o mundo de diferentes maneiras. Para garantir que estamos servindo com segurança onde quer que vivemos, os Leões devem seguir as diretrizes dos Centros de Controle de Doenças, da Organização Mundial da Saúde ou das autoridades locais de saúde. Visite nossa página Servindo com segurança para obter recursos que podem ajudar você a servir sua comunidade com segurança.
