En mars 2020, la pandémie de coronavirus a forcé de nombreux Lions à rester chez eux et les responsables de district se demandaient comment ils allaient pouvoir continuer à créer des clubs et recruter les membres dont ils avaient besoin pour servir. Il était difficile d’imaginer comment créer des clubs traditionnels virtuellement, en l’absence de contact personnel.
« Il a refusé de se laisser mettre des bâtons dans les roues par le virus et s’est efforcé de maintenir les activités habituelles des Lions. Il a simplement fallu trouver une nouvelle façon de le faire ».
Dans ces conditions, comment la première création virtuelle de club traditionnel, au Canada, nous a-t-elle donné l’impression de nous promener dans les couloirs du Parlement, avec toute la chaleur humaine et la camaraderie d’une réunion de club ?
Deux semaines avant la cérémonie de remise de charte du Lions club Baxter Ward dans le canton de Georgian Bay en Ontario, Chris Lewis, past gouverneur de district et responsable régional de la Structure mondiale d’action, commençait à penser que cet événement ne pourrait peut-être pas se dérouler comme prévu en raison de la propagation du virus. Il a suggéré au club de passer à un format virtuel et collaboré avec les membres du club pour modifier l’ordre du jour.
Chris Lewis note que cette cérémonie virtuelle n’a pas été très différente des cérémonies passées du district A-12 auxquelles les membres avaient participé en personne. « Si nous avions organisé la cérémonie comme prévu initialement, elle se serait déroulée exactement de la même façon. Sauf que nous aurions sans doute dû avaler un rôti de bœuf mal cuit », plaisante-t-il.
Cela dit, certains facteurs jouent un rôle clé dans les cérémonies, qu’elles soient virtuelles ou en personne, et les événements virtuels exigent quelques ajustements.
Rallonger votre liste d’invités et rester flexible
Combien de temps à l’avance faut-il inviter les intervenants et les participants à une cérémonie de remise de charte en personne ou virtuelle ? Dès que la date est fixée, selon M. Lewis : « Ces personnalités politiques ont souvent un emploi du temps très chargé, mais une fois qu’elles se sont engagées, elles tiennent habituellement leurs promesses ».
Mr Lewis suggère de faire preuve de flexibilité pour s’adapter à leurs emplois du temps changeants. « Il faut également pouvoir ajuster l’ordre du jour, car elles doivent parfois participer à deux ou trois événements dans une même soirée. C’est ce que nous avons dû faire pour cette cérémonie. Nous n’avons pas eu de mal à obtenir la participation du maire et de figures politiques provinciales et fédérales, car elles avaient déjà l’intention de venir », explique-t-il.
Il ajoute : « Normalement, nous aurions invité 30 à 40 nouveaux Lions et 30 à 40 invités supplémentaires du district. Nous aurions peut-être eu la chance de recevoir un orateur prestigieux, comme le directeur international Tom Gordon qui n’habite pas loin ». Mais, en ligne, le club a pu rassembler d’autres invités et intervenants qui n’auraient autrement pas pu être présents en personne en raison de contraintes budgétaires, comme la troisième vice-présidente du Lions Clubs International, Patti Hill, du Canada.
Ne manquez donc pas l’occasion de contacter un plus grand nombre d’invités. Tout se déroule en ligne et il est donc plus facile pour eux de participer.
Utiliser des informations et du matériel audiovisuel stimulants pour présenter les participants et les captiver
Les hymnes nationaux sont souvent chantés lors des cérémonies de remise de charte de Lions clubs. Pour retenir l’attention des participants, les organisateurs de la cérémonie du club Baxter Ward ont montré une très belle vidéo de l’hymne national canadien, avec des vues aériennes du Canada et des aperçus de la culture et de la population.
La « reconnaissance des terres ancestrales » prononcée par le maire, Peter Koetsier, a elle aussi ému l’auditoire. Son discours a rappelé que le club se trouvait « sur des terres traditionnellement occupées par des peuples autochtones, qui continuent d’en prendre soin. Ils continuent de donner forme à notre région aujourd’hui et nous voulons leur témoigner notre respect ». En reconnaissant et en célébrant la culture et les traditions locales, nous créons une véritable expérience et nous assurons une connexion plus profonde entre le club et la communauté.
L’une des façons les plus importantes de retenir l’attention des participants consiste à prendre des photos des documents et des personnes qui auraient normalement assisté en personne. M. Lewis explique : « Normalement, c’est le gouverneur de district ou le coordinateur de district qui effectue l’intronisation lors de la cérémonie. Mais ici, pour qu’elle soit un peu plus personnelle, nous avons ajouté une photo aux certificats. Sans cela, nous aurions eu trente noms et un tas d’appareils-photo, ce qui aurait causé des problèmes ».
Avec 33 membres fondateurs au sein du club, il y aurait sans doute eu des problèmes d’image et de son pendant la cérémonie en ligne. La solution a consisté à créer des diapositives PowerPoint individuelles, avec une photo, pour chacun des membres fondateurs intronisés. Ces membres ont été présentés par la présidente fondatrice du nouveau club, Beth Heintzman, qui habite depuis une quinzaine d’années dans la ville.
M. Lewis ajoute : « Normalement, une charte encadrée est remise durant la cérémonie, mais cette fois elle a été scannée ». La charte encadrée pourra être remise au club en personne à une date ultérieure.
Répéter plusieurs fois avant la cérémonie
Chris Lewis, manager général chez McDonald’s Corporation, a plus de dix ans d’expérience de la formation. Il est également diplômé du programme d’instructeurs certifiés Lions 2017, ainsi que de l’Institut de formation des animateurs 2011. Il fournit le même conseil : « Pour les séances de formation, il faut toujours arriver largement en avance. Vous préparez la salle, vous vérifiez l’équipement, vous veillez à ce que le projecteur fonctionne, vous vérifiez le son, etc. ». « C’est la même chose pour une réunion virtuelle », ajoute-t-il.
« Les gens pensent souvent qu’il suffit de se connecter cinq minutes avant l’heure, mais ce n’est pas le cas. Il faut faire toutes les préparations. Quelle que soit la plateforme utilisée, vous devez vérifier que le son fonctionne et que tous les participants savent l’utiliser. »
Pour cet événement, Chris Lewis explique : « Nous avons demandé aux principaux invités, dont le maître de cérémonie et certaines autres personnes, de se connecter la veille pour une répétition. Ceux qui ne pouvaient pas assister à la répétition, comme le maire, ont dû se connecter 20 ou 30 minutes à l’avance pour vérifier que le son et l’image fonctionnaient et qu’elles savaient ce qu’elles avaient à faire. »
Chris Lewis poursuit : « Nous leur avons aussi brièvement expliqué le déroulement de la cérémonie et leur avons remis l’ordre du jour à l’avance, ce qui est de toutes façons utile pour toute réunion, pour que les gens sachent à quoi s’attendre ».
Garder son sens de l’humour et ne pas s'arrêter
Comme toujours, même si vous vous êtes bien préparé, il y aura très probablement des problèmes. Lorsqu’il organise ce type d’événement, Chris Lewis demande toujours à deux membres de l’équipe de rester en alerte prêts à l’aider en cas de besoin.
Lorsque le son du gouverneur de district s’est interrompu, Ruth Roberts, coordinatrice Équipe mondiale de l’effectif, a comblé le temps mort avec des informations générales sur le club, ce qui a permis à Chris Lewis de continuer à gérer les messages des participants et à répondre aux questions.
La règle d’or, c’est de ne pas s’arrêter et de ne pas se laisser déstabiliser par les erreurs ou les problèmes. Mr Lewis recommande de « ne pas se montrer trop critique quant au déroulement de l’événement. Si vous supprimez une partie de l’ordre du jour ou sautez une étape, la plupart des gens ne s’en rendront pas compte. Les participants sont enthousiasmés à l’idée d’assister à l’événement et apprécieront beaucoup vos efforts. S’il y a des erreurs ou des problèmes, vous en tirez les enseignements appropriés pour le prochain événement ».
Mr Lewis donne beaucoup de mérite au gouverneur de district, James Jones, pour la réussite du district A-12 durant la pandémie. Selon lui, « il a tout de suite su qu’il ne fallait pas s’arrêter. La pandémie ne l’a pas empêché de poursuivre. Il a continué de rassembler tous ses joueurs dans un même plan, une même action. Il a refusé de se laisser mettre des bâtons dans les roues par le virus et s’est efforcé de maintenir les activités habituelles des Lions. Il a simplement fallu trouver une nouvelle façon de le faire ».
Pour plus de renseignements sur l’organisation de réunions virtuelles et les façons de servir en sécurité, consulter la page Servir en sécurité.
Christy Karnatz est une spécialiste de terrain de la Structure mondiale d’action, pour les États-Unis et le Canada.
La pandémie de coronavirus (COVID-19) a affecté les communautés du monde entier de différentes manières. Pour être sûr de servir en toute sécurité, les Lions doivent suivre les directives des autorités sanitaires locales, de l'Organisation mondiale de la santé et du Centre pour le contrôle des maladies. La page Servir en sécurité propose de nombreuses ressources pour vous aider.
