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Un lien d’inscription unique au sommet qui vous concerne vous a été envoyé par e-mail. Si vous ne l’avez pas reçu, écrire à [email protected].

Les dates limites d’inscription varient en fonction de la date de chaque sommet. Pour plus d'informations, consulter cette page ou écrire à [email protected].

Vous devrez fournir une copie de votre passeport ou de votre carte d’identité selon le lieu de votre sommet. Ces informations seront communiquées à CWT, notre partenaire chargé de l’organisation de votre déplacement.

Voici ce que vous devrez fournir :

• Voyage international : informations de votre passeport
• Voyage intérieur : informations de la pièce d’identité que vous utiliserez pour voyager.

Vos informations personnelles sont traitées en toute sécurité et utilisées uniquement pour la réservation de voyage pour le sommet.

Si vous devez annuler ou modifier votre inscription, écrire à [email protected].

• Visa : Selon le lieu du sommet et votre nationalité, un visa peut être nécessaire. Pour déterminer votre situation, visitez le site web de l’ambassade ou du consulat du pays hôte du sommet et, le cas échéant, commencez le processus de demande de visa le plus tôt possible.
• Lettre d'invitation : Une lettre d’invitation pour le sommet n’est généralement pas requise pour l’obtention d’un visa. Si toutefois une lettre d’invitation est requise, écrire à [email protected] pour en faire la demande.

Les confirmations de voyage, y compris les détails de votre vol, seront envoyées à l’adresse e-mail figurant dans nos dossiers environ deux semaines avant le début du sommet. Assurez-vous vos coordonnées sont à jour lors de votre inscription.

Pour tout problème de billets d’avion, de bagages perdus, d’urgence médicale ou autres urgence, contactez immédiatement notre service Voyages à [email protected].

Notre équipe est disponible pour vos modifications de réservation de vols, problèmes de billets et préoccupations urgentes liées au voyage afin d’assurer votre sécurité et votre confort.

Les confirmations de réservation d’hôtel ne sont pas envoyées directement par e-mail. Après avoir rempli votre formulaire d’inscription, une chambre d’hôtel sera réservée à votre nom.

Important : Si vous vous êtes inscrit et que vous n’avez pas été contacté par CWT dans les trois semaines précédant le début du sommet, contactez [email protected] pour obtenir de l’aide.

Un tel service peut être offert pour certains sommets. La disponibilité et les spécificités sont en train d’être définies et elles pourront varier en fonction du lieu et des arrangements du sommet.

• Si un service de transport est offert : des informations détaillées vous seront fournies par votre responsable régional SMA ou votre spécialiste régional SMA au siège une fois votre inscription confirmée. Assurez-vous de suivre toutes les instructions fournies pour réserver votre transport.
• Si aucun service de transport n’est offert : vous pouvez organiser le transport via un service de taxi (ex : Uber, Grab, autres options locales, etc.) ou d’autres moyens de covoiturage à votre arrivée. Les frais encourus pour ces services sont éligibles au remboursement. Conservez tous les reçus et justificatifs de paiement, conformément au règlement général sur les remboursements.

• Se rendre au sommet en voiture : Si vous habitez à une distance raisonnable du sommet, vous pouvez choisir d’y aller en voiture. Merci de l’indiquer sur le formulaire de réservation. Vous pourrez remplir une demande de remboursement des frais kilométriques après le sommet.
• Réserver vous-même votre billet d’avion : Vous devez pour cela impérativement contacter au préalable [email protected]. Après avoir réservé, envoyez un formulaire de remboursement accompagné de vos reçus et justificatifs de paiement afin d’être remboursé des dépenses éligibles, conformément au règlement général sur les remboursements.
• Surclassements d’hôtel ou de classe aérienne : Vous pouvez, à vos frais, effectuer le surclassement de votre chambre d'hôtel ou de votre billet d'avion. Ces surclassements ne seront ni couverts, ni remboursés par le Lions International.

• Assistance voyage : Des arrangements peuvent être pris au cas par cas pour un compagnon de voyage ou un soutien supplémentaire. Écrire à [email protected] pour expliquer les besoins afin de pouvoir garantir des aménagements appropriés.
• Aide à la mobilité et besoins particuliers : Les dispositions relatives à l’aide à la mobilité ou à d’autres besoins spéciaux sont à la charge de chaque participant. Nous vous recommandons de nous en informer à l’avance au moment de l’inscription afin de vous assurer que les aménagements appropriés sont disponibles pour une bonne expérience du sommet.
• Animaux d’assistance : Les animaux d'assistance sont les bienvenus au sommet dans la mesure où les règles de l'hôtel le permettent. Assurez-vous que votre animal d'assistance réponde à toutes les exigences nécessaires pour pouvoir participer et mentionnez-les sur votre formulaire d'inscription.
• Besoins alimentaires spéciaux : Indiquez toute restriction alimentaire sur le formulaire d'inscription. Nous prendrons les mesures nécessaires pour répondre à vos besoins tout au long du sommet.
• Exigences spéciales pour la chambre d’hôtel : En cas de besoins particuliers pour votre chambre d'hôtel, veuillez nous en informer lors de l'inscription afin que nous puissions vous proposer un hébergement adapté à vos besoins.

Les e-mails de CWT sont automatiquement générés lors du processus de réservation de voyage. Aucune action n’est requise de votre part. Si vous avez un doute concernant un message que vous recevez, écrivez à [email protected] pour clarification.

• Venir accompagné : Le sommet est exclusivement réservé aux Lions invités. Nous ne sommes pas en mesure d’accueillir les conjoints ou compagnons pour cet événement.
• Envoyer un remplaçant : L’envoi d’une autre personne pour vous remplacer n’est pas autorisé. Le sommet est exclusivement réservé aux Lions invités.
• Assister à un sommet différent de celui auquel vous êtes invité : Il n’est pas possible de changer de sommet. Vous devez obligatoirement participer au sommet auquel vous avez été invité.
• Participation à distance : Pour permettre une implication totale des participants dans les activités, le sommet se déroule uniquement en présentiel.

La tenue vestimentaire pour notre réunion est une tenue de ville informelle : Vêtements Lions, chemises à col, chemisiers, pantalons habillés, jupes ou robes.

Remarque : Le port de jeans n'est pas recommandé afin de maintenir une apparence professionnelle et homogène parmi les participants, mais utilisez votre meilleur jugement en fonction des pratiques régionales.

Apportez votre travail préparatoire, votre badge, votre ordinateur portable/tablette, un stylo, un bloc-notes, et des écouteurs pour la traduction. Pour la mise à jour des plans d’action, un ordinateur portable/tablette est facultatif.

Non, aucune présentation ne sera enregistrée. Nous vous invitons à prendre des notes et à participer activement aux séances afin de saisir les éléments et les informations clés.

Vous pouvez prolonger votre séjour au-delà des dates officielles du sommet mais à vos propres frais. Vous devrez réserver et régler vous-même toutes les nuits supplémentaires à l’hôtel ainsi que les vols, et assumer tous les frais liés à une extension personnelle du séjour. Le Lions International prendra en charge les nuits d’hôtel supplémentaires et les frais de changement de vol uniquement en cas de nuitées imprévues causées par des problèmes de transport aérien.