Come pianificare un congresso distrettuale

Per iniziare

Collaborate con il team Congressi che gestisce le attività distrettuali che si svolgeranno al congresso. Tra queste: risoluzioni, rapporti ed elezioni, premiazione dei risultati ottenuti dai Lions e dai club del distretto.

Presentazione su come pianificare un congresso distrettuale - La pianificazione di un congresso distrettuale di successo richiede la considerazione di questi elementi: persone, pianificazione, preparazione, programma e promozione. Questa presentazione passa in rassegna le risorse disponibili, gli strumenti e altro ancora.

La documentazione e i moduli campione forniti più avanti sono realizzati in un formato facilmente modificabile per adattarsi alle esigenze specifiche del vostro distretto. Molti di questi strumenti provengono da distretti che già organizzano congressi di successo ogni anno.

Persone (Lions)

Queste sono le persone suggerite che vorrete responsabili di compiti specifici per il vostro congresso. Leggete le loro responsabilità e le risorse corrispondenti, ma tenete presente che una persona può ricoprire più di un incarico.

Governatore distrettuale: Officer che presiede la riunione per gli affari del distretto, consegna i riconoscimenti ai soci del distretto e accoglie i relatori ospiti e i presentatori.
Presidente del comitato Congressi Funge da responsabile delle attività del Governatore distrettuale per il congresso
Presidente del comitato Accoglienza Dirige e gestisce i Lions volontari desiderosi di accogliere gli ospiti al loro evento.
Presidente del programma: Responsabile di tutti gli aspetti del programma del congresso.
Presidente delle finanze: Supervisiona gli aspetti finanziari del congresso.
Presidente di comitato Marketing Responsabile della promozione del congresso e degli eventi.
Coordinatore audiovisivo Guida l'organizzazione delle richieste A/V per ogni sessione e delle cene di gala.

Pianificazione

La pianificazione consiste in due passaggi descritti di seguito.

La raccolta dei questionari:

Questi questionari sono progettati per i partecipanti che sono venuti e non sono venuti al congresso.

Brainstorm:

Utilizzate le seguenti risorse per raccogliere informazioni che vi aiuteranno a rimanere sulla buona strada per un evento di successo. Richiedete i commenti da chi ha partecipato o non ha partecipato a congressi del passato. Le risposte e i suggerimenti forniti dai Lions del distretto possono offrire al team un'opportunità per un brainstorming su nuove idee per il programma e la logistica del congresso.

Preparazione e programma

Una volta che il vostro team è formato e pronto a partire e che i soci del vostro distretto vi hanno fatto sapere cosa si aspettano di ottenere partecipando al congresso distrettuale, è il momento di cominciare a prepararsi per l’evento.

I team per gli affari del distretto e la produzione necessitano di un piano generale; una tempistica per mantenere le priorità stabilite, incluso un budget e un elenco dei compiti che aiuti ciascun presidente e coordinatore a gestire le proprie responsabilità.

Lavorate a stretto contatto con il team Congressi per creare un programma che sia adatto ai soci del distretto. Vorrete ispirare i soci a tornare alle proprie comunità pieni di energia per fornire i service di cui la comunità ha bisogno, migliorare le proprie capacità di leadership e condividere il significato di essere Lions con gli altri leader della comunità.

Una volta che il comitato ha impostato degli obiettivi per il vostro programma, avviate il processo di pianificazione con gli strumenti e i suggerimenti forniti di seguito.

Descrizione dei ruoli

Comitato Nomine (ai sensi dello Statuto distrettuale & - Articolo II)

Relatori internazionali

Promozione

Il modo migliore per convincere la gente a partecipare al vostro evento è promuoverlo. Queste risorse vi aiuteranno a ottenere il massimo dalle vostre iniziative di marketing per spargere la voce sul vostro congresso.

Contattaci

Per qualsiasi domanda, vi invitiamo a contattarci via email all’indirizzo eurafrican@lionsclubs.org.