地区大会を計画するには
地区大会を成功させるための計画策定には、人材、計画、準備、プログラム、広報といった要素を考慮する必要があります。地区のライオンズのためにすばらしい大会を開催できるよう、計画策定プロセスの概要と、チームに役立つ資料を以下にご用意しました。
さあ、始めよう
大会チームと協力しましょう。大会チームは、大会で処理すべき地区の実務を担います。すなわち、決議事項、報告、選挙、地域におけるライオンとクラブの功績を称える表彰などです。
「地区大会を計画するには」プレゼンテーション - 地区大会を成功させるための計画策定には、人材、計画、準備、プログラム、広報といった要素を考慮する必要があります。このプレゼンテーションでは、利用可能なリソースやツールなどについてご説明します。
以下の文書と例文は、地区独自の必要に合わせて簡単に調整できる形式になっています。これらのツールの多くは、毎年大会を成功させている地区で作成されました。
人材
大会における具体的な役割を担当させるため、以下の役職を立てておくことをお勧めします。それぞれの責務と、対応する資料に目を通しましょう。1人が複数の職務を担当しても構いません。
- 地区ガバナー：ビジネスセッションの議長を務める役員です。地区のライオンズを表彰し、ゲスト・スピーカーや講演者をもてなします。
- 大会委員長：ガバナーの代理人として、大会の運営責任者を務めます。
- ホスト委員会委員長：イベントにゲストを迎える意欲のある、ボランティアのライオンズを指揮します。
- プログラム委員長：大会プログラムのあらゆる側面に責任を負います。
- 財務委員長：大会の財務を監督します。
- マーケティング委員長：大会およびイベントの宣伝を担います。
- 視聴覚機材コーディネーター：各セッションおよび晩餐会用の視聴覚機材に関する手配を取りまとめます。
計画
計画は、以下の二つのステップで構成されます。
アンケートを集める：
以下のアンケートは、大会の参加者と欠席者のためのものです。
ブレインストーミング：
以下の資料を使って、イベント成功への道を順調に歩むために役立つ情報を収集します。この情報には、過去の大会の参加者と欠席者の両方からのフィードバックが含まれます。地区のライオンズから提供された回答と知見に基づいて、大会のプログラムと運営に関する新しいアイデアについてチームでブレインストーミングを行うことができます。
準備とプログラム
チームの編成を整え、地区のライオンズが大会に参加することで何を得たいのかについて知ることができたなら、イベントの準備を始めましょう。
ビジネスチームとプロダクションチームには、予算などの優先順位をはっきりさせるためのスケジュールを含むマスタープランと、各委員長やコーディネーターが責任を管理するための業務リストが必要です。
大会チームと緊密に連携して、地区のライオンズのニーズに合ったプログラムを作成します。ライオンズが地域社会に戻ったら必要な地域社会奉仕を提供し、各自のリーダーシップ・スキルを向上させ、ライオンであることの意味を地域社会のリーダーに伝えるよう力づけられるような内容にしましょう。
プログラムの目標を委員会が設定した後は、以下のヒントやツールを用いて計画立案プロセスを開始します。
- 職務記述書
- 指名委員会（地区会則及び付則の第2条に則る）
- 国際スピーカー
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広報
人々をイベントに参加させる最善の方法は、宣伝することです。以下の資料は、マーケティングの取り組みを最大限に高め、大会について広めるために役立ちます。
