Miten suunnitella piirin vuosikokous
Onnistuneen piirin vuosikokouksen suunnittelussa tulee ottaa huomioon seuraavat tekijät: ihmiset, suunnittelu, valmistautuminen ja ohjelma sekä mainostaminen. Alla on kuvattu prosessi ja hyödylliset resurssit, jotka auttavat tiimiänne järjestämään onnistuneen vuosikokouksen piirinne lioneille.
Alkuun pääseminen
Tehkää yhteistyötä piirin vuosikokoustiimin kanssa, joka hoitaa piirin viralliset tehtävät vuosikokouksen aikana. Tämä sisältää päätökset, raportit ja vaalit sekä tunnustuksen antamisen piirin lionien ja klubien saavutuksista.
Miten suunnitella piirin vuosikokous - Onnistuneen piirin vuosikokouksen suunnittelussa tulee ottaa huomioon seuraavat tekijät: ihmiset, suunnittelu, valmistautuminen ja ohjelma sekä mainostaminen. Tässä esityksessä tarkastellaan saatavilla olevia resursseja, työkaluja ja muita aiheita.
Alla olevat asiakirjat ja mallilomakkeet ovat muodossa, jota voit helposti muokata piirisi erityistarpeiden mukaan. Monet näistä työkaluista ovat peräisin piireistä, joissa järjestetään vuosikokous onnistuneesti joka vuosi.
Ihmiset
Alla on lueteltu ihmiset, joiden haluat johtavan tiettyjä tehtäviä vuosikokousta varten. Lue heidän vastuunsa ja vastaavat resurssit, mutta muista, että yksi henkilö voi täyttää useamman kuin yhden viran.
- Piirikuvernööri: Johtaa nimitysistuntoa, antaa tunnustusta piirin lioneille ja toimii vieraspuhujien ja esitelmän pitäjien isäntänä.
- Vuosikokouksen puheenjohtaja: Toimii vuosikokouksen operatiivisena virkailijana.
- Isäntätoimikunnan puheenjohtaja: Johtaa ja ohjaa vapaaehtoisina toimivia lioneita, jotka toivottavat vieraat tervetulleiksi tapahtumaan.
- Ohjelmajohtaja: Vastaa kaikista vuosikokouksen ohjelman osa-alueista.
- Talousjohtaja: Valvoo vuosikokouksen taloutta.
- Markkinointijohtaja: Vastaa vuosikokouksen ja tapahtumien mainostamisesta.
- Audiovisuaalisten laitteiden koordinaattori: Johtaa A/V-järjestelyjä jokaiselle istunnolle ja juhlille.
Suunnittelu
Suunnittelu koostuu kahdesta vaiheesta, jotka on kuvattu alla.
Kerää kyselylomakkeet:
Nämä kyselylomakkeet on tarkoitettu henkilöille, jotka ovat osallistuneet vuosikokoukseen sekä henkilöille, jotka eivät osallistuneet.
- Kysely henkilölle, joka osallistui vuosikokoukseen
- Kysely henkilölle, joka ei osallistunut vuosikokoukseen
Järjestä aivoriihi:
Käytä alla olevia resursseja kerätäksesi tietoja, jotka auttavat teitä onnistuneen tapahtuman järjestämisessä. Tämä sisältää palautteen sekä aikaisempien vuosikokousten osallistujilta että henkilöiltä, jotka eivät ole osallistuneet aikaisemmin. Piirin lionien antamat vastaukset ja mielipiteet voivat auttaa tiimiänne miettimään uusia ideoita vuosikokouksen ohjelmaan ja logistiikkaan.
Valmistelut ja ohjelma
Kun tiiminne on muodostettu ja valmiina, ja piirin lionit ovat kertoneet teille, mitä he haluavat saavuttaa osallistumalla vuosikokoukseen, on aika alkaa tapahtumaan valmistautuminen.
Nimitys- ja tuotantotiimeillä tulee olla yleissuunnitelma, joka sisältää aikataulun prioriteeteille kuten budjetti, sekä tehtävälistan auttamaan jokaista puheenjohtajaa ja koordinaattoria hoitamaan heidän omat tehtävänsä.
Tee tiivistä yhteistyötä vuosikokoustiimin kanssa luodaksenne ohjelman, joka vastaa piirin lionien tarpeita. Haluatte inspiroida heitä niin, että kun he palaavat kotiin vuosikokouksen jälkeen, he ovat innostuneita palvelusta, parantavat heidän omia johtamistaitojaan ja kertovat muille yhteisön johtajille, mitä tarkoittaa olla lion.
Kun toimikuntanne on asettanut tavoitteet ohjelmalle, aloittakaa suunnitteluprosessi alla mainittujen vinkkien ja työkalujen avulla.
- Roolien kuvaukset
- Nimitystoimikunta (Piirin malli- ja & ohjesäännön Luvun II mukaisesti)
- Kansainväliset puhujat
.jpeg)
Mainosta
Paras tapa saada ihmiset osallistumaan tapahtumaanne on mainostaa sitä. Nämä resurssit auttavat teitä toteuttamaan markkinointiin liittyviä aloitteita, kun yritätte saada julkisuutta vuosikokoukselle.
Yhteystiedot
Jos sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä osoitteessa eurafrican@lionsclubs.org tai soita numeroon +1 630-468-6948.
